你是否曾好奇過，企業是如何在面對不斷變化的環境與挑戰時，仍能像潤滑良好的機器般運作？答案就在於它們的業務流程。業務流程是一系列企業為達成目標與宗旨而遵循的任務與活動。它們是任何組織的支柱，能決定企業成敗。
但企業如何確保其流程既高效、有效又具彈性呢？這正是業務流程分析（BPA）發揮作用的地方。
在本文中，我們將解釋什麼是業務流程分析，它的重要性何在，以及如何執行。無論你是企業主、經理，還是對企業運作方式感到好奇的人，本文都能讓你更深入理解維持企業順利運作的關鍵流程。那麼，讓我們開始吧！
什麼是業務流程分析（BPA）？
業務流程分析（BPA）的核心在於深入探討一個業務流程，以了解其運作機制，並進一步提升其效能。這就像解剖青蛙，但我們談論的不是青蛙，而是流程。BPA涉及檢視構成流程的所有要素——輸入、輸出、關鍵活動，以及完成工作所需的資源。
將BPA視為一隻放大鏡，幫助你發現流程中可能阻礙進展的缺陷與問題。透過這項分析，你能精準找出問題所在，並制定改善方案。若沒有BPA，你的團隊可能會浪費時間與精力去解決錯誤的問題，甚至更糟的是，在未解決根本問題的情況下，盲目切換軟體。因此，這實在是件非常重要的事！
業務流程分析（BPA）與業務分析（BA）的差異為何？
很容易將業務流程分析（BPA）與較為人熟知的業務分析（BA）混淆。但儘管兩者聽起來相似，實際上卻是截然不同的概念。
那麼，兩者之間的主要差異是什麼呢？BPA專注於分析你的業務流程——即完成任務所採取的一系列步驟。而BA則著眼於企業整體的宏觀視角。
舉例來說，如果你希望簡化財務追蹤流程，就需要進行BPA。業務分析師會仔細檢視你的團隊如何追蹤預算、採購與收入，以找出可改善之處。但如果你更關心如何提升企業整體的盈利能力，則需要進行全面的業務分析，從上至下審視你的財務狀況。
簡而言之，BPA如同聚焦於細節，而BA則像是退後一步，看見整體圖景。
何時應使用業務流程分析？
現在你已了解BPA是什麼，或許會好奇何時該使用它。好消息是，有許多情境下，BPA都能幫助改善你的業務流程。
以下是幾個例子：
- 當你注意到生產力下降或高流動率在你業務的某些領域。這通常是流程存在問題的警示信號，需要加以修正。
- 當你推出新產品或團隊架構並希望確保其具長期可持續性。BPA可幫助你判斷流程是否已準備好應對這些變動。
- 當你客戶投訴數量增加這可能是流程未能滿足客戶需求的徵兆，而BPA能幫助你找出問題所在。
- 當利益相關者對如何執行流程感到困惑BPA可幫助識別混亂之處，並為所有參與者簡化流程。
- 當你考慮自動化某項流程時，BPA可幫助你在自動化之前優化流程這樣做將在長遠來看節省您的時間和頭痛。
- 當您想要取代一個流程並以新版本取代，或進行重大變更。BPA 可協助您識別需要改善之處，並確保順利過渡到新流程。
業務流程分析的好處
業務流程分析可以為任何組織帶來轉變。透過仔細審查您的流程，您可以識別缺口、規劃資源、減少重複，並建立更佳的流程流。以下是 BPA 的一些主要好處：
首先，BPA 可協助您識別最重要的運作中缺失的環節。透過了解流程的弱點所在，您可以進行直接影響利潤的改善。其次，BPA 可協助您了解每個流程可用的資源。這有助於您判斷何時應拒絕新專案，並確保您具備足夠的容量與可用性來承擔額外工作。
BPA 也協助您建立與當前文化與氣氛相符的新流程。隨著環境與文化持續變遷，您可能需要建立全新的流程以符合新現實。
此外，BPA 可協助您減少重複、低效率與瓶頸，從而節省時間與金錢。透過識別改善區域，您可以簡化流程，減少或消除重複工作。此外，擁有更佳的流程也能提升員工的接受度，並建立更高效的作業流程。
最後，BPA 可協助您建立能跟上組織變化的更佳流程。透過建立更佳的流程模型，您可以即時進行常規變更與更新，確保您的流程始終處於最佳狀態。
業務流程分析的五個步驟
業務流程分析的一種常見方法包含五個步驟。
步驟 1：檢視您的流程如何與更大的目標一致
您的流程應支援公司的使命與願景。因此，BPA 的第一步是檢視您的流程如何融入組織的整體圖景。您必須確保每個流程都能促進公司長期目標的達成。
步驟 2：收集現有流程的資料
在分析流程之前，您需要收集有關其運作方式的資訊。最佳方式是訪談關鍵利益相關者、設計問卷並檢視 KPI 與指標。此步驟可能需要一些時間，但對於在變更前全面理解流程至關重要。
步驟 3：分析現有流程
利用業務流程圖，建立您流程與工作流程的視覺化佈局。這有助於您識別流程中的任何模式或缺口。
步驟 4：識別改善的機會
在分析階段，您會發現需要解決的重複與缺口。這些是改善的關鍵領域。例如，如果您發現開發人員花費過多時間規劃 Sprint 待辦事項，可以調查延遲原因，並尋找能促進更好溝通的新技術選項。
步驟 5：實施變更
在識別出改善區域後，最後一步是採取行動並實施能改善流程的變更。業務流程改善（BPI）是您運用 BPA 階段所收集的所有資訊，調整並改變流程，以提升利潤為重點。BPA 是您的探索指南，讓您了解業務流程的方方面面；而 BPI 則是讓您優化現有流程或建立新流程的行動計畫。
業務流程分析工具與技術
了解業務流程分析的五步驟方法固然很好，但同樣重要的是掌握具體技術，以理解您的業務流程及其績效指標。以下是幾種廣泛使用的業務流程分析技術：
- 流程建模與圖示工具：這些工具對 BPA 至關重要。業務流程模型與符號（BPMN）圖表常被用來視覺化工作流程，並理解業務運作。它們有助於識別瓶頸，並提出改善流程的方法。此外，這些視覺化工具也可用於訓練員工，並展示流程改善如何與您的業務目標一致。
- 根本原因分析：此技術協助您識別問題的根本原因，並確保其與公司更廣泛的目標一致。
- SWOT 分析: SWOT 是 Strengths（優勢）、Weaknesses（弱點）、Opportunities（機會）和 Threats（威脅）的首字母縮寫。此分析能為您的流程優勢與弱點，以及所面臨的機會與威脅提供寶貴的洞察。
- 差距分析: 差距分析可顯示您目前流程與期望成果之間的差異。透過識別這些差距，您可以努力加以彌補，進而提升整體表現。
業務流程分析與 Visual Paradigm
Visual Paradigm 是一款出色的工具，可協助您完成業務流程分析的各個階段。讓我們來探討一些能協助您進行業務流程分析的功能。
業務流程建模
Visual Paradigm 是一款獲獎無數的產品，以其視覺化建模能力著稱。它支援多種建模語言，包括業務流程模型與符號（BPMN）。您可透過 Visual Paradigm 的 BPMN 工具輕鬆建立專業的業務流程模型，該工具具備優異的建模能力。您可組織模型、將其拆解為多個圖示、重用模型資產，並為您的圖示生成專業報告。
了解更多：業務流程模型與符號工具
業務流程再造看板
業務流程再造看板是一張流程圖，引導您完成業務流程改善的整個過程，涵蓋業務流程分析與計畫變更的實施。看板上的每一項都包含一系列需執行的步驟，以及完成這些步驟所需的交付成果。此功能不僅為您提供業務流程分析的指引，同時也提供一個儲存庫，用以管理分析過程中各階段所需的資產。
了解更多：業務流程再造看板
專案管理生命週期導引
一旦您制定出實施計畫，便可運用 Visual Paradigm 的專案管理工具與技能，確保變更能高效且有效地落實。專案管理生命週期導引提供專案管理中各項行動事項的視覺化地圖，引導您完成整個專案管理流程。
了解更多：專案管理生命週期導引
即時專案管理流程圖
透過此工具，您將獲得一個可立即使用的專案管理流程範本，其中包含專為引導您的團隊以敏捷且逐步的方式交付專案管理成果而設計的工作項目。每個工作項目均包含詳細的步驟說明與範例，使您的團隊能靈活地以順序或並行方式合作完成任務。
了解更多：即時專案管理流程圖