Mô hình hóa quy trình kinh doanh bằng BPMN

BPMN là gì

Mô hình hóa kinh doanh đi sâu vào các khái niệm nền tảng và thành phần của BPMN (Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh), một khung chuẩn được áp dụng rộng rãi để trực quan hóa và tài liệu hóa các quy trình kinh doanh. Trong cuộc khám phá toàn diện này, chúng ta đi qua các khía cạnh chính, bắt đầu từ việc định nghĩa các mục tiêu kinh doanh và mối liên hệ phức tạp của chúng với các quy trình kinh doanh liên quan. Việc hiểu rằng một quy trình kinh doanh bao gồm một tập hợp các hoạt động được phối hợp thực hiện trong một khung nhất định là điều thiết yếu để nhận thức được tầm quan trọng của BPMN.

BPMN được giới thiệu với mục đích chính là cung cấp một hệ thống ký hiệu phổ quát, giúp lấp đầy khoảng cách giữa các bên liên quan khác nhau trong quá trình mô hình hóa quy trình. Dù là các nhà phân tích kinh doanh khởi tạo các bản nháp quy trình, các nhà phát triển kỹ thuật chịu trách nhiệm chuyển đổi các mô hình này thành các giải pháp công nghệ, hay các nhà lãnh đạo kinh doanh giám sát và quản lý các quy trình này, BPMN đều cung cấp một ngôn ngữ trực quan chung, giúp thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và hợp tác hiệu quả.

Định nghĩa các mục tiêu kinh doanhMột mục tiêu kinh doanh đại diện cho mục tiêu cụ thể mà một tổ chức hướng đến đạt được thông qua việc thực hiện hiệu quả các quy trình kinh doanh liên quan.

Hiểu về các quy trình kinh doanhMột quy trình kinh doanh bao gồm một tập hợp các hoạt động được phối hợp thực hiện trong một khung tổ chức và kỹ thuật xác định. Những hoạt động này phối hợp với nhau nhằm đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Mục đích của BPMNMục tiêu chính của BPMN (Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh) là cung cấp một hệ thống ký hiệu dễ hiểu trên toàn cầu. Nó phục vụ cho một đối tượng đa dạng, bao gồm các nhà phân tích kinh doanh khởi tạo các bản nháp quy trình, các nhà phát triển kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai công nghệ nền tảng, và các bên liên quan kinh doanh quản lý và giám sát các quy trình này.

Các thành phần của một sơ đồ quy trình kinh doanh trong BPMNTrong BPMN, một sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) bao gồm các yếu tố đồ họa được thiết kế nhằm hỗ trợ việc tạo ra các mô hình trực quan cho các hoạt động quy trình kinh doanh. Các đối tượng đồ họa này bao gồm các hoạt động (đại diện cho công việc) và các điều khiển luồng, xác định thứ tự thực hiện các hoạt động này. Về cơ bản, BPMN là một kỹ thuật vẽ sơ đồ luồng được tùy chỉnh để tạo ra các biểu diễn đồ họa cho các quy trình kinh doanh.

Các thành phần của một mô hình quy trình kinh doanhMột mô hình quy trình kinh doanh là một mạng lưới các yếu tố đồ họa liên kết với nhau, bao gồm các hoạt động (công việc) và các điều khiển luồng, xác định thứ tự thực hiện của chúng. Các thành phần đồ họa này cho phép phát triển các sơ đồ một cách đơn giản, quen thuộc với phần lớn các nhà phân tích kinh doanh, tương tự như các sơ đồ luồng truyền thống. Việc lựa chọn các yếu tố đồ họa này là có chủ ý, đảm bảo chúng dễ phân biệt với nhau và sử dụng các hình dạng quen thuộc với người mô hình hóa.

Tính linh hoạt của BPMNBPMN cũng có thể được bổ sung bởi một mô hình nội bộ, cho phép tạo ra các quy trình thực thi được bằng ngôn ngữ thực thi quy trình kinh doanh (BPEL). Điều này biến BPMN thành một cầu nối chuẩn hóa, kết nối việc thiết kế các quy trình kinh doanh với việc triển khai thực tế của chúng. Do đó, BPMN có thể được áp dụng hiệu quả ở ba cấp độ khác nhau:

Các mô hình quy trình mô tả: Phù hợp với mô hình hóa cấp cao và quen thuộc với các nhà phân tích quen thuộc với sơ đồ luồng.
Các mô hình quy trình phân tích: Bao gồm các khái niệm BPMN được sử dụng phổ biến nhất, phù hợp để đào tạo về BPMN.
Các mô hình quy trình thực thi phổ biến: Tập trung vào các yếu tố thiết yếu để tạo ra các mô hình quy trình thực thi.

Sự phát triển của BPMNBan đầu được phát triển bởi Liên minh Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI), BPMN đã chứng kiến sự phát triển và tiến hóa đáng kể:

Thông số kỹ thuật BPMN 1.0 đã được công bố công khai vào tháng 5 năm 2004, sau hơn hai năm nỗ lực hợp tác của Nhóm làm việc Ký hiệu BPMI.
OMG (Nhóm Quản lý Đối tượng) đã công bố tài liệu thông số kỹ thuật BPMN vào tháng 2 năm 2006.
BPMN 2.0 được giới thiệu vào năm 2010, với thông số kỹ thuật cuối cùng được công bố vào tháng 12 năm 2013.
Phiên bản mới nhất, BPMN 2.0.2, đã nhận được sự công nhận chính thức là chuẩn phiên bản năm 2013 từ Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) theo tiêu chuẩn ISO/IEC 19510.

Các yếu tố cốt lõi trong BPMN

Một sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) trong BPMN được xây dựng bằng một tập hợp các yếu tố đồ họa được thiết kế nhằm đơn giản hóa và quen thuộc, tương tự như các sơ đồ luồng truyền thống. Những yếu tố này được lựa chọn cẩn trọng để đảm bảo chúng dễ phân biệt và sử dụng các hình dạng quen thuộc với người mô hình hóa.

Biểu tượng trực quanVí dụ, các hoạt động được biểu diễn bằng hình chữ nhật, và các quyết định có dạng hình thoi. Điều quan trọng cần nhấn mạnh là sự phát triển của BPMN nhằm tạo ra một phương pháp đơn giản để xây dựng mô hình quy trình kinh doanh, đồng thời vẫn đáp ứng được độ phức tạp vốn có của các quy trình kinh doanh.

Cân bằng giữa sự đơn giản và độ phức tạpPhương pháp được áp dụng để cân bằng giữa sự đơn giản và độ phức tạp bao gồm:

Phân loại các yếu tố đồ họa: Sắp xếp các khía cạnh đồ họa của ký hiệu vào các danh mục riêng biệt để tạo ra một bộ danh mục ngắn gọn. Điều này giúp người đọc BPD dễ dàng nhận diện các loại yếu tố cơ bản và hiểu được sơ đồ.
Sự biến đổi trong các danh mục: Trong các danh mục yếu tố cơ bản này, ký hiệu cho phép thêm sự biến đổi và thông tin. Điều này đáp ứng nhu cầu của các quy trình phức tạp mà không làm thay đổi cơ bản ngoại hình của sơ đồ.

Bốn danh mục cơ bảnBPMN định nghĩa bốn danh mục yếu tố cốt lõi, mỗi danh mục phục vụ một mục đích riêng biệt:

Các đối tượng luồng
Các đối tượng kết nối
Các làn đường
Các tài liệu

Các đối tượng luồngTrong một BPD, các yếu tố cốt lõi được gọi là Các đối tượng luồng được giới hạn có chủ ý chỉ ba loại chính. Sự giới hạn này làm đơn giản hóa quá trình mô hình hóa, giúp người mô hình không cần phải học và nhận diện nhiều hình dạng khác nhau. Ba đối tượng luồng bao gồm:

Sự kiện: Được biểu diễn bằng hình tròn, Sự kiện biểu thị các sự kiện hoặc sự cố xảy ra trong một quy trình kinh doanh. Các Sự kiện này ảnh hưởng đến luồng quy trình và thường có nguyên nhân (kích hoạt) hoặc hệ quả (kết quả). Sự kiện có phần trung tâm hở để chứa các ký hiệu nội bộ phân biệt các kích hoạt hoặc kết quả khác nhau. Sự kiện được phân loại thành ba loại dựa trên thời điểm chúng ảnh hưởng đến luồng: Sự kiện bắt đầu, Sự kiện trung gian và Sự kiện kết thúc.
Hoạt động: Được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật có góc bo, Hoạt động là thuật ngữ chung để chỉ công việc được thực hiện bởi công ty. Hoạt động có thể là nguyên tử (không thể chia nhỏ) hoặc không nguyên tử (hợp thành). Chúng bao gồm hai loại chính: Nhiệm vụ và Tiểu quy trình. Tiểu quy trình có thể nhận biết được nhờ dấu cộng nhỏ nằm ở chính giữa phía dưới hình dạng.
Cổng: Nhận diện được qua biểu tượng hình thoi, Cổng đóng vai trò then chốt trong việc điều khiển nhánh và giao nhau của luồng trình tự. Cổng xác định các quyết định thông thường, cũng như việc chia nhánh, giao nhau và nối các đường đi trong quy trình. Các ký hiệu nội bộ được sử dụng để chỉ loại kiểm soát hành vi mà Cổng thực hiện.

Bằng cách tuân thủ các yếu tố cơ bản này, BPMN cung cấp một khung cấu trúc rõ ràng và có hệ thống để mô hình hóa các quy trình kinh doanh phức tạp, giúp nó trở nên dễ tiếp cận đối với cả chuyên gia phân tích kinh doanh và chuyên gia kỹ thuật.

Cổng loại loại trừ

Chỉ theo một đường đi

Loại bao hàm

Theo một hoặc nhiều đường đi

Song song

Theo tất cả các đường đi

Tóm tắt các đối tượng luồng

Sự kiện

Hoạt động

Cổng

Các yếu tố kết nối trong BPMN

Để xây dựng khung cơ bản của một quy trình kinh doanh trong BPMN, các đối tượng luồng được liên kết với nhau trong một sơ đồ. Sự kết nối này được hỗ trợ bởi ba đối tượng kết nối thiết yếu:

Luồng trình tựLuồng trình tự được thể hiện trực quan bằng một đường liền có đầu mũi tên liền (xem hình bên phải). Vai trò chính của nó là minh họa thứ tự, hay trình tự, mà các hoạt động trong một quy trình sẽ được thực hiện. Điều quan trọng cần lưu ý là BPMN thường tránh sử dụng thuật ngữ “luồng điều khiển”.

Luồng tin nhắnLuồng tin nhắn đóng vai trò là biểu tượng cho việc trao đổi thông tin qua các ranh giới tổ chức. Nó có thể được liên kết với các bể chứa, hoạt động hoặc sự kiện tin nhắn. Luồng tin nhắn là một kết nối linh hoạt, có thể điều chỉnh phù hợp với nhiều yếu tố trong sơ đồ. Ngoài ra, luồng tin nhắn có thể được bổ sung biểu tượng phong bì, tượng trưng cho nội dung tin nhắn đang được truyền đạt.

Liên kếtGhi chú là một phần thiết yếu của BPMN, cho phép bao gồm thông tin bổ sung cần thiết để tài liệu hóa quy trình. Các liên kết đóng vai trò là các kết nối giúp hiển thị thêm ngữ cảnh hoặc chi tiết liên quan trực tiếp trên sơ đồ, nâng cao tính dễ hiểu của sơ đồ.

Ba đối tượng kết nối này đóng vai trò then chốt trong việc định hình cấu trúc sơ đồ BPMN, hỗ trợ việc biểu diễn rõ ràng thứ tự quy trình, trao đổi thông tin và tài liệu ngữ cảnh.

BPMN connectors

Các làn trong BPMN

Trong lĩnh vực các phương pháp mô hình hóa quy trình, các làn nổi lên như một khái niệm có giá trị để phân loại hệ thống các hoạt động trong một sơ đồ. Việc phân loại này giúp phân biệt rõ ràng các khả năng chức năng hoặc trách nhiệm riêng biệt. BPMN tích hợp một cách liền mạch khái niệm các làn, cung cấp hai cấu trúc chính nhằm mục đích này.

Hai đối tượng làn sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) thiết yếu này bao gồm:

Bể chứaMột bể chứa có vai trò kép vì nó đại diện cho một Bên tham gia trong một quy trình đồng thời cũng đóng vai trò là một hộp chứa đồ họa để tách biệt một tập hợp các hoạt động khỏi các bể chứa khác (như minh họa trong hình bên phải). Việc tách biệt này thường được sử dụng trong các tình huống liên quan đến các tương tác Doanh nghiệp với Doanh nghiệp (B2B).

LànCác làn hoạt động như các phân vùng con nằm bên trong một bể chứa, kéo dài toàn bộ chiều dài của bể chứa theo chiều dọc hoặc chiều ngang (như minh họa trong hình bên phải). Vai trò của chúng là tổ chức và phân loại các hoạt động một cách cẩn thận, cung cấp một khung hình ảnh có cấu trúc để biểu diễn quy trình.

Việc tích hợp các làn trong BPMN giúp tổ chức và biểu diễn quy trình một cách hệ thống, nâng cao tính rõ ràng bằng cách phân vùng hiệu quả các khía cạnh khác nhau về khả năng chức năng hoặc trách nhiệm của một quy trình.

Các tài liệu trong BPMN

BPMN được thiết kế cẩn trọng nhằm cung cấp cho người mô hình hóa và công cụ mô hình hóa một mức độ linh hoạt nhất định, cho phép mở rộng ký hiệu cốt lõi. Sự linh hoạt này đáp ứng nhu cầu tùy chỉnh ngữ cảnh, đặc biệt trong các tình huống mô hình hóa được thiết kế riêng cho các thị trường ngang cụ thể (ví dụ: bảo hiểm hoặc ngân hàng). Tùy thuộc vào ngữ cảnh của các quy trình kinh doanh đang được biểu diễn, bất kỳ số lượng tài liệu nào cũng có thể được tích hợp một cách liền mạch vào sơ đồ.

Phiên bản hiện tại của tài liệu BPMN giới thiệu ba loại tài liệu sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) được định nghĩa sẵn, bao gồm:

Đối tượng dữ liệuCác đối tượng dữ liệu đóng vai trò là một cơ chế có giá trị để minh họa cách dữ liệu được yêu cầu hoặc tạo ra bởi các hoạt động khác nhau trong quy trình. Chúng thiết lập kết nối với các hoạt động thông qua việc sử dụng các liên kết, nâng cao tính rõ ràng về luồng dữ liệu và các mối phụ thuộc.

Các tài liệu trong BPMN

Phiên bản hiện tại của tài liệu BPMN giới thiệu ba loại tài liệu sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) được định nghĩa sẵn, bao gồm:

Cửa hàng dữ liệu

Một cửa hàng dữ liệu đại diện cho một kho lưu trữ nơi một quy trình có thể truy xuất hoặc lưu trữ dữ liệu, và dữ liệu này tồn tại vượt ra ngoài phạm vi trực tiếp của quy trình.

BPMN data store

Nhóm

Một nhóm được thể hiện trực quan dưới dạng hình chữ nhật có các góc bo tròn được bao quanh bởi một đường nét đứt (như minh họa trong hình bên phải). Việc nhóm này phục vụ các mục đích liên quan đến tài liệu hoặc phân tích, mà không ảnh hưởng đến luồng trình tự.

Ghi chú

Các ghi chú phục vụ như một công cụ để người mô hình cung cấp thông tin văn bản bổ sung cho người đọc sơ đồ BPMN (như minh họa trong hình bên phải). Trong ví dụ tiếp theo, các ghi chú được sử dụng để làm rõ các thành phần BPMN:

Ghi chú BPMN

Ký hiệu BPMN: Đơn giản hay chi tiết?Như đã đề cập trước đó, ngay cả trong các danh mục cơ bản của các thành phần, vẫn tồn tại không gian để giới thiệu thêm sự đa dạng và thông tin. Điều này đáp ứng nhu cầu về độ phức tạp trong khi vẫn bảo tồn các đặc điểm thị giác cốt lõi của sơ đồ.

BPMN annotation

Bảng sự kiện bên dưới cung cấp một loạt các cách biểu diễn cho các sự kiện trong BPMN. Nó thể hiện sự tích hợp giữa các thành phần cơ bản với các biến thể bổ sung, giúp các sự kiện BPMN xử lý độ phức tạp mà không cần thay đổi đáng kể về thẩm mỹ thị giác cốt lõi của ký hiệu.

BPMN events table

Tóm tắt

Bài viết này giới thiệu người đọc đến các nguyên tắc và cấu trúc cơ bản của BPMN, trang bị cho họ kiến thức cần thiết để tạo ra các mô hình quy trình kinh doanh rõ ràng và hiệu quả. BPMN không chỉ là một công cụ thực tế cho mô hình hóa quy trình mà còn thúc đẩy sự hợp tác liền mạch và hiểu biết giữa các bên liên quan đa dạng, biến nó thành một tài sản vô giá cho các tổ chức đang nỗ lực vì sự xuất sắc trong vận hành và cải tiến liên tục.

BPMN đạt được sự cân bằng tinh tế giữa sự đơn giản và độ phức tạp. Bằng cách phân loại các yếu tố đồ họa vào các loại cụ thể và cho phép sự đa dạng trong các loại này, BPMN giúp người mô hình ghi lại chi tiết quy trình phức tạp mà không làm mất đi sự rõ ràng và quen thuộc của ký hiệu. Cuộc thảo luận kết thúc bằng việc khám phá cách các sự kiện BPMN có thể được điều chỉnh để hỗ trợ độ phức tạp trong khi vẫn giữ nguyên thẩm mỹ thị giác cơ bản của ký hiệu.