Овладение управлением проектами: всестороннее руководство по принципам PMBOK с примерами из реальной практики

Свод знаний в области управления проектами (PMBOK) — это широко признанное и всестороннее руководство по управлению проектами. Разработанный Институтом управления проектами (PMI), PMBOK предоставляет структурированную основу для эффективного управления проектами. В этом учебном пособии мы рассмотрим ключевые концепции PMBOK с примерами, чтобы помочь вам понять и применять принципы управления проектами в реальных ситуациях.

1. Введение в PMBOK

PMBOK делится на два основных компонента: группы процессов и области знаний. Он определяет системный подход к управлению проектами, подчеркивая важность стандартизированных процессов и областей знаний.

2. Группы процессов управления проектами

В PMBOK существует пять групп процессов управления проектами:

• Инициирование: Эта группа направлена на определение цели и целей проекта. Примеры мероприятий включают разработку устава проекта и выявление заинтересованных сторон.
• Планирование: В этой группе осуществляются детальные планировочные мероприятия. Вы разрабатываете план управления проектом, в котором описано, как будет осуществляться проект. Примеры включают определение объема работ, составление графика и установление бюджета.
• Исполнение: Здесь команда проекта выполняет план. Задачи включают координацию людей и ресурсов, управление ожиданиями заинтересованных сторон и обеспечение контроля качества.
• Мониторинг и контроль: На протяжении всего проекта вы отслеживаете и анализируете результаты. Если возникают отклонения от плана, принимаются корректирующие меры. Примеры включают измерение эффективности, контроль качества и решение возникающих проблем.
• Завершение: Когда проект завершен, эта группа обеспечивает завершение всех работ, удовлетворение заинтересованных сторон и официальное закрытие проекта. Мероприятия включают получение согласия, освобождение ресурсов и проведение сессий по извлечению уроков.

3. Области знаний управления проектами

В PMBOK существует десять областей знаний:

• Управление интеграцией проектов: Обеспечение согласованной работы всех элементов проекта. Пример: разработка плана управления проектом, соответствующего целям и задачам проекта.
• Управление объемом работ проекта: Определение, подтверждение и контроль объема работ проекта. Пример: создание подробного документа о объеме работ проекта.
• Управление графиком проекта: Разработка и контроль графика проекта. Пример: создание диаграммы Ганта для отображения временных рамок проекта.
• Управление затратами проекта: Оценка, составление бюджета и контроль затрат проекта. Пример: разработка бюджета проекта.
• Управление качеством проекта: Обеспечение соответствия проекта стандартам качества. Пример: проведение аудита качества.
• Управление ресурсами проекта: Управление людскими и материальными ресурсами. Пример: распределение членов команды по задачам проекта.
• Управление коммуникациями проекта: Обеспечение эффективной коммуникации в проекте. Пример: разработка плана коммуникаций.
• Управление рисками проекта: Выявление и управление рисками проекта. Пример: проведение анализа рисков.
• Управление закупками проекта: Приобретение товаров и услуг у внешних поставщиков. Пример: выбор поставщика через процесс закупок.
• Управление заинтересованными сторонами проекта: Управление ожиданиями и вовлечением заинтересованных сторон. Пример: проведение регулярных встреч с заинтересованными сторонами.

4. Процессы PMBOK

PMBOK определяет 49 процессов, которые входят в группы процессов и области знаний, упомянутые выше. Эти процессы предоставляют пошаговое руководство по управлению проектами. Вот несколько примеров:

• Разработка устава проекта (Инициирование): Этот процесс включает создание устава проекта, который официально утверждает существование проекта. Он включает выявление заинтересованных сторон и понимание их потребностей.
• Планирование управления объемом (Планирование): В этом процессе вы определяете, как будет управляться объем проекта, включая создание подробного описания объема и структуры работ (WBS).
• Организация и управление работой проекта (Исполнение): Этот процесс включает координацию людей и ресурсов для выполнения работ проекта, как определено в плане управления проектом.
• Мониторинг и контроль работы проекта (Мониторинг и контроль): Здесь вы отслеживаете, анализируете и регулируете производительность проекта, чтобы обеспечить соответствие плану управления проектом.
• Завершение проекта или его этапа (Завершение): Этот процесс формализует завершение проекта, включая получение официального одобрения, освобождение ресурсов проекта и проведение обзора проекта.

5. Пример проекта по PMBOK

Рассмотрим пример проекта с использованием принципов PMBOK:

Проект: Создание веб-сайта для малого бизнеса

Инициирование: Разработка устава проекта, выявление заинтересованных сторон (например, владелец бизнеса, веб-разработчик).

Планирование:

• Планирование управления объемом: определение объема проекта и создание структуры работ (WBS).
• Планирование управления графиком: создание графика проекта.
• Планирование управления затратами: разработка бюджета для проекта.
• Планирование управления качеством: определение стандартов качества для веб-сайта.
• Планирование управления ресурсами: распределение задач между членами команды.
• Планирование управления коммуникациями: разработка плана коммуникаций.
• Планирование управления рисками: выявление потенциальных рисков и разработка плана смягчения рисков.
• Планирование управления закупками: решение о найме внешних веб-разработчиков или использовании внутренних ресурсов.
• Планирование управления заинтересованными сторонами: определение способов взаимодействия со заинтересованными сторонами.

Исполнение: Разработка веб-сайта в соответствии с планом проекта, управление членами команды и информирование заинтересованных сторон о ходе работы.

Мониторинг и контроль:

• Мониторинг и контроль работы проекта: отслеживание хода разработки веб-сайта и сопоставление его с графиком проекта.
• Проведение контроля качества: обеспечение соответствия веб-сайта стандартам качества.
• Контроль затрат: мониторинг расходов по проекту и внесение корректировок при необходимости.
• Контроль рисков: постоянная оценка и устранение рисков проекта.
• Контроль закупок: контроль внешних веб-разработчиков при их найме.
• Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон: информирование заинтересованных сторон и решение любых возражений.

Завершение: Получение официального одобрения от владельца бизнеса, освобождение ресурсов проекта и проведение обзора проекта для выявления уроков, извлеченных из опыта.

Использование инструмента Just-in-Time PMBOK от Visual Paradigm

Инструмент Just-in-Time PMBOK от Visual Paradigm — это мощное решение, разработанное для оптимизации процессов управления проектами, делая их более гибкими, эффективными и адаптированными под ваши конкретные потребности. Благодаря настраиваемым картам процессов PMBOK и широкому набору функций, этот инструмент позволяет легко запускать проекты любого масштаба. В этом обзоре мы рассмотрим ключевые особенности и преимущества этого инструмента.

Ключевые особенности

1. Настройка процессов в режиме реального времени

• Обзор: Быстрый запуск проектов за счет настройки процессов, основанных на PMBOK, в режиме реального времени.
• Преимущества: Снижение первоначальных инвестиций, затрат на обучение и потребности в ресурсах при соблюдении отраслевых стандартов.

2. Компоновщик рабочих элементов

• Обзор: Создание повторно используемых рабочих элементов, включая формы, шаблоны встреч, диаграммы и многое другое.
• Выгоды: Упростите настройку процессов и обеспечьте единообразие на всех проектах.

3. Автоматизация подготовки результатов

• Обзор: Создавайте результаты без усилий, используя заранее определенные шаблоны или создавайте собственные с помощью редактора документов по требованию.
• Выгоды: Устраните утомительное ручное создание документов, обеспечивая точность и эффективность.

4. Репозиторий процессов

• Обзор: Поддерживайте четкий и организованный репозиторий управления проектами.
• Выгоды: Легко получайте доступ и ссылайтесь на информацию и шаблоны, связанные с проектом.

Решение ваших задач

Вызов 1: Начало работы с корпоративным архитектурным проектированием

• Решение: Процесс «по требованию» от Visual Paradigm устраняет препятствия, связанные с первоначальными инвестициями, позволяя начать разработку быстро, используя минимальные ресурсы.

Вызов 2: Настройка стандартных процессов

• Решение: Настройте стандартные процессы, такие как PMBOK, PRINCE2 или ITIL, в соответствии с вашими уникальными требованиями, используя функцию перетаскивания.

Вызов 3: Создание повторно используемых элементов работы

• Решение: Разрабатывайте и храните собственные элементы работы, формы, шаблоны и диаграммы, обеспечивая их легкое повторное использование в будущих проектах.

Вызов 4: Утомительное производство результатов

• Решение: Автоматизируйте создание результатов проекта, экономя время и сокращая количество ошибок.

Вызов 5: Упрощение управления проектами

• Решение: Внедрите автоматизированный рабочий процесс, который упрощает управление проектами, обеспечивая более быструю реакцию на изменения и сохраняя конкурентоспособность.

Заключение

 

 

6. Заключение