專案管理的五個階段 [PMBOK 版本]

什麼是專案管理的五個階段?

專案管理流程通常根據其生命週期被劃分為各個階段，從專案啟動開始，到專案結案結束專案啟動開始，到專案結案結束每個階段都有其特定的目標、活動和交付成果，使專案的控制以及整體輸出品質更容易掌握。

根據PMBOK專案管理學會（PMI）所出版的《專案管理知識體系指南》（PMBOK 指南）指出，專案管理生命週期包含五個明確的階段:

1. 專案啟動
2. 專案規劃
3. 專案執行
4. 專案監控
5. 專案結案

在本專案管理指南中，我們將深入探討這五個階段。

第一階段：專案啟動

專案啟動階段是專案生命週期的第一個階段。在此階段，抽象的想法被轉化為具體的專案目標。

在專案啟動階段，您需要建立商業案例並定義專案，這包括明確專案的需求，並建立專案章程.

什麼是專案章程？專案章程記錄了專案的限制條件、目標、預算、專案時程（高階），以及其他相關內容。需要注意的是，專案章程不包含任何技術細節，這些內容將在專案規劃階段中收集並記錄。

一旦專案目標與範圍確定後，便需識別參與專案的利害關係人。利害關係人是指對專案有興趣，並能影響專案（例如專案開發流程）或專案成果（例如所開發的系統），或受專案影響的人。常見的利害關係人包括資助者、客戶、董事會成員、開發人員、供應商或合作夥伴。應記錄利害關係人的角色、興趣或影響類型，以及溝通需求。

第二階段：專案規劃

專案規劃階段包含對專案目標與需求的深入概述。通常，此階段佔據整個專案時間的近一半。

在規劃階段，專案的交付成果與需求將被明確，並制定專案時程。

此階段需制定一組計畫，以協助管理時間、成本、品質、變更、風險及其他相關議題。同時也有助於管控內部人員與外部廠商，確保專案能按時、在預算與時程內完成。

以下是專案規劃的基本流程：

• 範圍規劃 – 透過明確項目範圍來定義項目的界限，這對於促進工作分解結構的建立至關重要。
• 工作分解結構 – 將項目分解為任務與子任務，使其更易於管理。
• 專案時程 – 活動排程並詳細說明其依賴關係
• 資源規劃 – 明確誰在何時執行何項工作，以及完成專案任務是否需要特殊技能
• 預算規劃 – 規定專案完成時將產生的預算成本
• 採購規劃 – 關注公司外部的供應商與分包
• 風險管理 – 識別可能的風險，並制定替代性的應變計畫和／或減輕策略
• 品質規劃 – 評估專案將使用的品質標準
• 溝通規劃 – 設計與所有專案利害關係人溝通的策略

第三階段：專案執行

專案執行階段是專案團隊實際執行工作，將專案目標轉化為交付成果的階段。

專案需維持利害關係人之間的有效合作，並確保所有人保持一致。

第四階段：專案監控與控制

專案的監控與控制需與專案執行同步進行，以確保目標與交付成果得以達成。

在此階段，專案經理必須透過建立關鍵成功因素（CSF）與關鍵績效指標（KPI），確保原計畫得以正確執行。

那麼，關鍵成功因素是什麼？關鍵績效指標又是什麼？

關鍵成功因素是指促成專案成功的條件、能力、事件與情境。識別關鍵成功因素的目的在於確保所定義的專案成功標準能夠達成。

關鍵績效指標（KPI）是一項可衡量的數值，用以顯示團隊達成所定義專案目標的成效。專案團隊利用KPI來評估達成目標的成功程度。

第五階段：專案結案

作為專案管理流程的最後階段，專案結案指的是專案最終交付後所進行的活動，通常包括對專案過程中所學經驗的討論、合約終止等。

經驗教訓記錄了基於正面與負面經驗所獲得的教訓，其中負面經驗會導致不理想結果。經驗學習是一種將經驗轉化為知識的過程，以協助未來的決策與問題解決。它有助於提升專案表現，避免重蹈覆轍，並維持良好做法。

最後，撰寫一份詳細報告，涵蓋專案的不同方面。報告與其他必要資料會儲存在某處，以供未來存取。

有什麼專案管理軟體可以幫助嗎？

當然！Visual Paradigm 是領先的專案管理軟體，被政府、企業及機構所使用，讓數百萬個專案團隊能夠更有效地規劃與執行專案，並加強合作。

Visual Paradigm 提供多種專案管理工具。讓我們在下面逐一介紹其中一些。

• 即時 PMBOK 流程地圖：PMBOK 流程的矩陣。每個流程包含一組步驟，而每個步驟則由您需要執行的行動項目組成，以完成該活動。
  
• 專案管理工具可引導您完成專案生命週期中的各項活動。每一項活動都要求您執行特定的動作，包括但不限於填寫表單（例如：建立專案章程）與圖表製作（例如：建立 PERT 圖）。輸入的資訊將整合成專案文件/交付成果。
  
• 專案管理的圖表工具：支援豐富的專案管理圖表工具，協助您建立專案章程、專案計畫等。這包括PERT 圖, 工作分解結構, 魚骨圖, 組織圖, 路徑圖與實施計畫, 甘特圖, 雷達圖等
  

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