利益相關者分析是一項重要的工具，企業利用它來識別並優先處理專案或計畫中涉及的利益相關者。此過程有助於組織了解不同利益相關者的利益、需求與關切點，並制定有效的參與策略。在此背景下，本次利益相關者地圖分析是針對XYZ公司新產品上市所進行的。
利益相關者地圖分析的目的在於識別並理解對專案、組織或計畫具有興趣或影響力的不同群體或個人。它有助於建立利益相關者及其關係的視覺化呈現，進而更深入理解他們的觀點、需求與期望。利益相關者地圖分析可用於輔助決策、溝通策略與利益相關者參與計畫的制定。透過識別並與關鍵利益相關者互動，組織可建立正面關係，並確保其行動符合利益相關者的期望。
範例：問題描述
一家公司正計畫開發一款新產品，這將需要大量資源投入。然而，該公司面臨來自環保團體及部分當地社區成員的強烈反對，他們擔憂該產品可能對環境與公共健康造成負面影響。此外，公司員工也對製造過程的安全性，以及新產品對其工作穩定性的潛在影響表示擔憂。同時，公司投資人則催促儘快推出新產品，因為他們認為該產品有潛力創造巨大利潤。
在此情境下，公司必須仔細考量各利益相關群體的關切與利益，以做出明智決策，決定是否繼續推動新產品，以及若要推動，應如何進行，以回應各群體的關切。
以下是根據上述範例更新的利益相關者地圖矩陣：
| 利益相關者 | 參與程度 | 類別 | 相關觀點 |
|---|---|---|---|
| 高階管理人員（企業職能） | 關注組織的高階驅動因素、目標與宗旨，以及這些如何轉化為有效的流程與IT架構，以推動業務發展 | 維持滿意 |
|
| 計畫管理辦公室（企業職能） | 關注變革活動的優先順序、資金配置與協調。對專案內容及專案間技術依賴關係的理解，可為組合管理決策帶來更豐富的層面 | 維持滿意 |
|
| 採購（企業職能） | 關心架構中哪些構建模組可外購，以及與採購相關的限制條件（或規則）為何。他們會與多個供應商比價，尋找最具成本效益的解決方案，同時遵守架構所設定的限制條件（或規則），例如標準。主要關切點在於做出符合架構的採購決策，以降低因不相容元件而產生額外成本的風險 | 關鍵參與者 |
|
| 人力資源（企業職能） | 確保企業架構中正確呈現相關角色與參與者。 | 保持了解 |
|
| 企業安全（公司職能） | 確保組織的資訊、資料與系統僅限授權人員存取，並確保資訊、資料與系統免受未經授權的篡改。 | 關鍵參與者 |
|
| 品質保證／標準小組（公司職能） | 確保組織的業務、資料、應用與技術資產獲得一致的治理。 | 關鍵參與者 |
|
| 高階主管（終端使用者組織） | 關心組織的高階驅動因素、目標與宗旨，以及這些如何轉化為有效的流程與IT架構以推動業務發展。 | 保持滿意 |
|
| 一線管理（終端使用者組織） | 關心組織的頂層功能與流程，以及IT資產中的關鍵應用如何支援這些流程。 | 關鍵參與者 |
|
| 業務領域專家（最終使用者組織） | 關注流程與系統的功能面向。這可涵蓋系統中涉及的人類參與者、系統中的使用者流程、支援流程所需的機能，以及支援流程所需流動的資訊 | 關鍵參與者 |
|
| IT服務管理（系統作業） | 確保提供給組織的IT服務符合該組織在商業成功上所需的服務水準 | 保持資訊掌握 |
|
| IT作業－應用程式（系統作業） | 關注開發方法、軟體模組化與重用、可移植性遷移，以及互操作性 | 關鍵參與者 |
|
如何判斷利害關係人的相關檢視觀點
為判斷利害關係人的相關檢視觀點，您應考慮以下問題：
- 利害關係人對此專案或組織的興趣為何？
- 此專案或組織將如何影響利害關係人？
- 利害關係人對此專案或組織所關心或存在的問題為何？
根據這些問題的答案，您可以識別每位利害關係人的相關檢視觀點。例如：
- 投資人：他們的利益可能包括財務回報以及組織的增長潛力。他們的觀點可能集中在組織的財務狀況及其長期成功的潛力上。
- 客戶：他們的利益可能包括產品品質、可靠性以及客戶服務。他們的觀點可能集中在從組織產品或服務中獲得的價值以及他們的整體體驗上。
- 員工：他們的利益可能包括工作穩定性、薪酬以及工作與生活的平衡。他們的觀點可能集中在自己在組織中的工作經驗以及晉升職業的機會上。
- 供應商：他們的利益可能包括付款條件以及組織作為客戶的可靠性。他們的觀點可能集中在組織是否能按時付款並維持良好的關係上。
- 監管機構：他們的利益可能包括遵守法律與法規、公共安全以及環境保護。他們的觀點可能集中在確保組織合法且負責任地運作上。
- 社區：他們的利益可能包括組織對當地經濟、環境以及社會福祉的影響。他們的觀點可能集中在組織對社區的整體貢獻以及其作為負責任企業公民的努力上。
透過了解每位利益相關者的相關觀點，您可以更有效地與他們互動，並以有意義的方式回應他們的關切。
如何判斷利益相關者的類別
利益相關者的四種類別如下：
- 保持通知：需要了解專案進度，但對專案結果影響不大的利益相關者。這些利益相關者通常會定期收到更新與進度報告，以確保他們了解專案的狀態。除了定期更新外，他們不需要額外的資源或關注。
- 保持滿意：對專案結果有顯著影響，且需要積極管理以確保其滿意的利益相關者。這些利益相關者可能對專案具有重大影響力或權力，可能需要定期對話以確保其需求獲得滿足。保持這些利益相關者的滿意對維持專案成功至關重要。
- 關鍵人物：在專案執行中扮演直接角色，且其貢獻對專案成功至關重要的利益相關者。這些利益相關者對專案具有高度的興趣與權力，需要積極管理與參與以確保其需求獲得滿足。專案的成功往往高度依賴這些利益相關者的參與。
- 最少努力：對專案興趣與權力均較低的利益相關者，不需要投入大量資源或關注。這些利益相關者對專案成功影響較小，可透過最少努力進行管理。識別這些利益相關者很重要，以確保資源不會被不必要地分配給他們的管理。
判斷利益相關者屬於哪一類，需評估其對專案的興趣程度以及對專案結果的權力或影響力。對專案具有高度興趣與權力的利益相關者通常被歸類為關鍵人物，而興趣與權力均較低者則被歸類為只需最少努力。對專案結果有顯著影響但不需要積極管理的利益相關者，通常被歸類為只需保持通知。最後，對專案結果有高度影響且需要積極管理以確保其滿意的利益相關者，通常被歸類為需要保持滿意。
更多範例 – 建立新的IT架構
| 利益相關者 | 參與程度 | 類別 | 相關<br>觀點 |
|---|---|---|---|
董事會
|
這個利害關係人群組關心組織的整體表現與發展方向。他們關注公司的長期願景、策略以及財務穩定性。 | 保持滿意 |
|
資訊安全團隊
|
這個利害關係人群組負責確保組織資訊與系統的機密性、完整性與可用性。他們關注識別與降低安全風險，並確保符合產業標準與法規要求。 | 關鍵參與者 |
|
事業單位經理
|
這個利害關係人群組負責其各自事業單位的日常運作。他們關注科技如何支援其業務流程，並協助達成其目標。 | 關鍵參與者 |
|
IT運作 – 服務台
|
這個利害關係人群組負責向終端使用者提供技術支援。他們關注確保事件與服務請求能及時且高效地解決，並確保終端使用者對所提供的服務水準感到滿意。 | 保持知悉 |
|
專案贊助者
|
此利害關係人群組負責為變革計畫提供資金與資源。他們關注的是確保專案與組織的策略與目標一致，並實現預期效益。 | 保持知悉 |
|
外部審計師
|
此群組的主要關注重在確保組織符合產業法規，且財務報表準確無誤。他們特別關注用於產生財務報表的流程、資料與系統。 | 保持滿意 |
|