Trong TOGAF (Khung kiến trúc của Tổ chức Mở), sơ đồ năng lực là một công cụ được sử dụng để tổ chức và phân loại các năng lực khác nhau của một tổ chức. Năng lực được định nghĩa là khả năng của một tổ chức thực hiện một hoạt động hoặc chức năng cụ thể.
Sơ đồ năng lực thường được cấu trúc dưới dạng biểu đồ phân cấp hoặc ma trận, và cung cấp cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về các năng lực của tổ chức, được sắp xếp theo chức năng kinh doanh hoặc lĩnh vực. Sơ đồ này có thể được sử dụng để xác định các khu vực mạnh và yếu, cũng như ưu tiên các sáng kiến cải tiến.
Sơ đồ năng lực là một phần quan trọng trong Phương pháp Phát triển Kiến trúc TOGAF (ADM), vì nó giúp xác định các năng lực cần thiết để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của tổ chức và phát triển một kiến trúc mục tiêu phù hợp với những mục tiêu đó. Bằng cách hiểu rõ các năng lực của tổ chức và mối quan hệ giữa chúng, các kiến trúc sư doanh nghiệp có thể thiết kế các giải pháp hiệu quả hơn, hỗ trợ tính linh hoạt kinh doanh, đổi mới và tăng trưởng.
Sơ đồ Năng lực sử dụng ArchiMate
ArchiMate là một ngôn ngữ mô hình hóa được sử dụng để mô tả và trực quan hóa các kiến trúc doanh nghiệp. Trong ArchiMate, một Năng lực là một khái niệm cốt lõi đại diện cho khả năng của một tổ chức thực hiện điều gì đó.
Sơ đồ Năng lực trong ArchiMate cung cấp một biểu diễn trực quan về các năng lực của tổ chức và cách chúng liên quan đến nhau. Nó có thể giúp xác định các khu vực dư thừa, kém hiệu quả và cơ hội cải tiến. Sơ đồ Năng lực cũng có thể được sử dụng để xác định các mối phụ thuộc giữa các năng lực, giúp tổ chức hiểu rõ hơn về tác động của việc thay đổi một năng lực đối với các phần khác trong tổ chức.
Bên cạnh hỗ trợ ra quyết định và ưu tiên, một Sơ đồ Năng lực trong ArchiMate có thể được sử dụng để hỗ trợ phát triển các kiến trúc mục tiêu. Bằng cách hiểu rõ các năng lực của tổ chức và mối quan hệ giữa chúng, các kiến trúc sư có thể thiết kế các giải pháp hiệu quả, hiệu suất cao và phù hợp hơn với mục tiêu kinh doanh.
Tổng quan, một Sơ đồ Năng lực trong ArchiMate là một công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức hiểu toàn diện về các năng lực của mình và xác định các khu vực cần cải tiến. Nó giúp tổ chức điều chỉnh các năng lực của mình phù hợp với các mục tiêu chiến lược, và đảm bảo rằng họ đang tập trung vào những điều đúng đắn để đạt được thành công.
Ví dụ: Công ty bán lẻ
Giả sử một công ty bán lẻ muốn cải thiện năng lực bán hàng trực tuyến của mình. Họ muốn tạo một Sơ đồ Năng lực để giúp họ hiểu rõ năng lực hiện tại và xác định các khu vực cần cải tiến.
Trước tiên, họ sẽ xác định các năng lực kinh doanh chính, chẳng hạn như trưng bày hàng hóa trực tuyến, phát triển website, marketing kỹ thuật số, xử lý đơn hàng và dịch vụ khách hàng. Sau đó, họ sẽ vẽ các năng lực này thành một sơ đồ phân cấp, thể hiện cách chúng liên quan đến nhau.
Bằng cách phân tích Sơ đồ Năng lực, công ty có thể xác định các khu vực cần cải thiện. Ví dụ, họ có thể nhận thấy năng lực phát triển website của mình không mạnh như mong muốn, hoặc năng lực marketing kỹ thuật số không tạo ra đủ lượng truy cập đến website. Họ cũng có thể phát hiện các khu vực dư thừa hoặc kém hiệu quả, chẳng hạn như các nỗ lực trùng lặp trong việc xử lý đơn hàng.
Sử dụng Sơ đồ Năng lực, công ty có thể ưu tiên đầu tư và tập trung nguồn lực vào những khu vực sẽ tạo ra tác động lớn nhất đến năng lực bán hàng trực tuyến. Họ cũng có thể truyền đạt các năng lực và ưu tiên của mình đến các bên liên quan, chẳng hạn như ban lãnh đạo cấp cao, nhân viên và đối tác bên ngoài.
Sơ đồ Năng lực sẽ giúp công ty bán lẻ hiểu rõ hơn về năng lực hiện tại, xác định các khu vực cần cải tiến và điều chỉnh các năng lực của mình phù hợp với mục tiêu chiến lược là cải thiện bán hàng trực tuyến. Bằng cách làm như vậy, họ sẽ được vị trí tốt hơn để đạt được thành công trong thị trường thương mại điện tử cạnh tranh khốc liệt.
Dưới đây là một ví dụ về cách các năng lực và các năng lực cấp thấp hơn trong tình huống công ty bán lẻ có thể được tổ chức theo định dạng văn bản:
Năng lực Kinh doanh: Bán hàng trực tuyến
- Trưng bày hàng hóa trực tuyến
- Phân loại sản phẩm
- Hiển thị sản phẩm
- Gợi ý sản phẩm
- Phát triển website
- Thiết kế website
- Điều hướng website
- Chức năng website
- Marketing kỹ thuật số
- SEO (Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm)
- SEM (Marketing trên công cụ tìm kiếm)
- Marketing qua email
- Marketing trên mạng xã hội
- Thực hiện đơn hàng
- Quản lý tồn kho
- Xử lý đơn hàng
- Vận chuyển và giao hàng
- Dịch vụ khách hàng
- Hỗ trợ khách hàng
- Hoàn trả và hoàn tiền
- Phản hồi từ khách hàng
Danh sách các năng lực và các năng lực cấp dưới này có thể được sử dụng để tạo sơ đồ ArchiMate, thể hiện trực quan các mối quan hệ giữa các năng lực. Sơ đồ có thể bao gồm các hộp hoặc hình dạng đại diện cho từng năng lực, với các đường hoặc mũi tên nối các năng lực để thể hiện mối phụ thuộc và mối quan hệ giữa chúng.
Giải quyết khoảng cách chín muồi trong bản đồ năng lực ArchiMate thông qua màu sắc hóa
Màu sắc hóa là một công cụ hữu ích để trực quan hóa mức độ chín muồi của các năng lực trong bản đồ năng lực của ArchiMate. Bằng cách sử dụng màu sắc để biểu diễn mức độ chín muồi, việc xác định các khu vực cần cải thiện và ưu tiên các hành động tương ứng trở nên dễ dàng hơn. Báo cáo “Tính toán KPI và màu sắc hóa đối tượng” trong ArchiMate tính toán các giá trị cho nhiều thuộc tính như Giá trị kinh doanh, Chín muồi (thực tế), Chín muồi (mục tiêu) và Khoảng cách chín muồi. Các thuộc tính này sau đó có thể được sử dụng để màu sắc hóa các đối tượng trong bản đồ năng lực dựa trên các giá trị của chúng.
Thuộc tính mặc định được sử dụng để màu sắc hóa là khoảng cách chín muồi, trong đó:
- màu đỏ chỉ ra khoảng cách lớn,
- màu vàng chỉ ra khoảng cách trung bình,
- màu xanh lá chỉ ra khoảng cách nhỏ, và
- màu xanh dương chỉ ra khoảng cách âm (tức là mức độ chín muồi thực tế tốt hơn mức mong muốn).
Bằng cách sử dụng màu sắc hóa theo cách này, việc xác định các năng lực cần cải thiện và ưu tiên chúng là điều dễ dàng.
Thay vào đó, bản đồ năng lực có thể được màu sắc hóa dựa trên giá trị kinh doanh của từng năng lực. Điều này giúp xác định mức độ nghiêm trọng của các khoảng cách chín muồi và xác định các năng lực có giá trị kinh doanh cao nhưng mức độ chín muồi thấp. Điều này có thể hữu ích khi ưu tiên cải thiện và phân bổ nguồn lực.
Tổng quan lại, màu sắc hóa là một công cụ mạnh mẽ để xác định các khu vực cần cải thiện trong bản đồ năng lực và ưu tiên các hành động nhằm nâng cao mức độ chín muồi của các năng lực trong tổ chức.
Dưới đây là một bảng ví dụ gán một khoảng cách (GAP) hoặc màu sắc cho mỗi năng lực cấp dưới:
| Năng lực kinh doanh | Năng lực cấp dưới | Khoảng cách/Màu sắc |
|---|---|---|
| Bán hàng trực tuyến | Kinh doanh trực tuyến | Xanh lá |
| Phân loại sản phẩm | Xanh lá | |
| Trưng bày sản phẩm | Xanh lá | |
| Gợi ý sản phẩm | Xanh | |
| Phát triển website | Vàng | |
| Thiết kế website | Vàng | |
| Điều hướng website | Vàng | |
| Chức năng website | Vàng | |
| Marketing kỹ thuật số | Đỏ | |
| SEO (Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm) | Đỏ | |
| SEM (Marketing công cụ tìm kiếm) | Đỏ | |
| Marketing qua email | Đỏ | |
| Marketing mạng xã hội | Đỏ | |
| Xử lý đơn hàng | Vàng | |
| Quản lý tồn kho | Vàng | |
| Xử lý đơn hàng | Vàng | |
| Vận chuyển và giao hàng | Vàng | |
| Dịch vụ khách hàng | Xanh | |
| Hỗ trợ khách hàng | Xanh | |
| Hoàn trả và hoàn tiền | Xanh | |
| Phản hồi của khách hàng | Xanh |
Trong bảng này, các khả năng cấp dưới được gán một GAP/Màu sắc để biểu thị mức độ chín muồi hoặc hiệu suất của chúng. Màu xanh cho thấy khả năng đang hoạt động tốt và đáp ứng nhu cầu của tổ chức, màu vàng cho thấy có chỗ để cải thiện, và màu đỏ cho thấy khả năng cần được cải thiện đáng kể để đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Bảng này có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu để ưu tiên đầu tư và cải thiện các khả năng cấp dưới khác nhau.
Tóm tắt
Sơ đồ Khả năng là một biểu diễn trực quan về các khả năng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, thể hiện các khả năng kinh doanh chính và cách chúng liên quan đến nhau. Đây là một công cụ mạnh mẽ để hiểu và cải thiện các khả năng của tổ chức, giúp xác định các khoảng trống hoặc khu vực cần cải thiện để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Sơ đồ Khả năng có thể được sử dụng để hỗ trợ ra quyết định, ưu tiên đầu tư và tập trung nguồn lực vào các khu vực mang lại tác động lớn nhất. Trong tình huống minh họa của một công ty bán lẻ, Sơ đồ Khả năng có thể bao gồm các khả năng như bán hàng trực tuyến, phát triển website, marketing số, thực hiện đơn hàng và dịch vụ khách hàng, với các khả năng cấp dưới được gán một GAP/Màu sắc để chỉ mức độ chín muồi hoặc hiệu suất của chúng. Thông tin này có thể được sử dụng để tạo sơ đồ ArchiMate, trực quan hóa các mối quan hệ giữa các khả năng, hỗ trợ giao tiếp và hợp tác giữa các bên liên quan.