Opanowanie zarządzania projektami: Kompletny przewodnik po zasadach PMBOK z przykładami z życia

Zbiór wiedzy w zakresie zarządzania projektami (PMBOK) to szeroko uznawany i kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami. Opracowany przez Instytut Zarządzania Projektami (PMI), PMBOK zapewnia strukturalny ramowy sposób zarządzania projektami. W tym poradniku omówimy kluczowe koncepcje PMBOK z przykładami, które pomogą Ci zrozumieć i zastosować zasady zarządzania projektami w rzeczywistych sytuacjach.

1. Wprowadzenie do PMBOK

PMBOK dzieli się na dwa główne komponenty: grupy procesów i obszary wiedzy. Opisuje systematyczny podejście do zarządzania projektami, podkreślając znaczenie znormalizowanych procesów i obszarów wiedzy.

2. Grupy procesów zarządzania projektami

W PMBOK istnieją pięć grup procesów zarządzania projektami:

• Inicjowanie: Ta grupa skupia się na definiowaniu celu i celów projektu. Przykładowe działania obejmują tworzenie aktu projektu i identyfikację interesariuszy.
• Planowanie: W tej grupie odbywają się szczegółowe działania planowania. Tworzysz plan zarządzania projektami, który określa, jak będziesz realizować projekt. Przykładowe działania obejmują określenie zakresu, tworzenie harmonogramu i ustalanie budżetu.
• Wykonywanie: Tutaj zespół projektowy realizuje plan. Zadania obejmują koordynację ludzi i zasobów, zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy oraz zapewnianie kontroli jakości.
• Monitorowanie i kontrola: Podczas całego projektu śledzisz i przeglądasz wydajność. Jeśli występują odstępstwa od planu, podejmowane są działania korygujące. Przykładowe działania obejmują pomiar wydajności, kontrolę jakości i rozwiązywanie problemów.
• Zamykanie: Gdy projekt zostanie zakończony, ta grupa zapewnia, że wszystkie zadania zostały wykonane, interesariusze są zadowoleni, a projekt został oficjalnie zamknięty. Działania obejmują uzyskanie akceptacji, zwolnienie zasobów i przeprowadzenie sesji podsumowujących doświadczenia.

3. Obszary wiedzy zarządzania projektami

W PMBOK istnieje dziesięć obszarów wiedzy:

• Zarządzanie integracją projektu: Zapewnianie, że wszystkie elementy projektu działają razem. Przykład: tworzenie planu zarządzania projektami zgodnego z celami i celami projektu.
• Zarządzanie zakresem projektu: Definiowanie, weryfikowanie i kontrolowanie zakresu projektu. Przykład: tworzenie szczegółowego stwierdzenia zakresu projektu.
• Zarządzanie harmonogramem projektu: Tworzenie i kontrolowanie harmonogramu projektu. Przykład: tworzenie wykresu Gantta do przedstawienia harmonogramu projektu.
• Zarządzanie kosztami projektu: Szacowanie, budżetowanie i kontrolowanie kosztów projektu. Przykład: tworzenie budżetu projektu.
• Zarządzanie jakością projektu: Zapewnianie, że projekt spełnia standardy jakości. Przykład: przeprowadzanie audytów jakości.
• Zarządzanie zasobami projektu: Zarządzanie zasobami ludzkimi i fizycznymi. Przykład: przypisywanie członków zespołu do zadań projektowych.
• Zarządzanie komunikacją w projekcie: Zapewnianie skutecznego komunikowania się w projekcie. Przykład: Tworzenie planu komunikacji.
• Zarządzanie ryzykiem w projekcie: Identyfikowanie i zarządzanie ryzykami projektu. Przykład: Przeprowadzanie analizy ryzyka.
• Zarządzanie zakupami w projekcie: Zakupowanie dóbr i usług z zewnętrznych źródeł. Przykład: Wybór dostawcy poprzez proces zakupowy.
• Zarządzanie interesariuszami projektu: Zarządzanie oczekiwaniami i zaangażowaniem interesariuszy. Przykład: Przeprowadzanie regularnych spotkań z interesariuszami.

4. Procesy PMBOK

PMBOK definiuje 49 procesów, które należą do grup procesów i obszarów wiedzy wymienionych powyżej. Te procesy zapewniają krok po kroku przewodnik, jak zarządzać projektami. Oto kilka przykładów:

• Zarządzanie projektem (Wprowadzenie): Ten proces obejmuje tworzenie charteru projektu, który formalnie zatwierdza istnienie projektu. Obejmuje on identyfikację interesariuszy i zrozumienie ich potrzeb.
• Planowanie zarządzania zakresem (Planowanie): W tym procesie określasz, jak będzie zarządzany zakres projektu, w tym tworzenie szczegółowego stwierdzenia zakresu i struktury rozkładu pracy (WBS).
• Kierowanie i zarządzanie pracą projektu (Wykonywanie): Ten proces obejmuje koordynację ludzi i zasobów w celu wykonania pracy projektu zgodnie z planem zarządzania projektem.
• Monitorowanie i kontrola pracy projektu (Monitorowanie i kontrola): Tutaj śledzisz, przeglądasz i regulujesz wydajność projektu, aby zapewnić zgodność z planem zarządzania projektem.
• Zamknięcie projektu lub fazy (Zamknięcie): Ten proces formalizuje zamknięcie projektu, w tym uzyskanie formalnej akceptacji, zwolnienie zasobów projektu i przeprowadzenie przeglądu projektu.

5. Przykład projektu z wykorzystaniem zasad PMBOK

Przejdźmy przez przykład projektu z wykorzystaniem zasad PMBOK:

Projekt: Budowa strony internetowej dla małej firmy

Wprowadzenie: Opracuj charter projektu, zidentyfikuj interesariuszy (np. właściciel firmy, programista strony internetowej).

Planowanie:

• Planowanie zarządzania zakresem: Zdefiniuj zakres projektu i stwórz strukturę rozkładu pracy (WBS).
• Planowanie zarządzania harmonogramem: Stwórz harmonogram projektu.
• Planowanie zarządzania kosztami: opracowanie budżetu projektu.
• Planowanie zarządzania jakością: określenie standardów jakości dla strony internetowej.
• Planowanie zarządzania zasobami: przypisywanie zadań członkom zespołu.
• Planowanie zarządzania komunikacją: ustalenie planu komunikacji.
• Planowanie zarządzania ryzykiem: identyfikacja potencjalnych ryzyk i opracowanie planu redukcji ryzyka.
• Planowanie zarządzania zakupami: decyzja, czy zatrudnić zewnętrznych programistów stron internetowych, czy wykorzystać zasoby wewnętrzne.
• Planowanie zarządzania interesariuszami: określenie sposobu angażowania interesariuszy.

Wykonywanie: Rozwój strony internetowej zgodnie z planem projektu, zarządzanie członkami zespołu oraz komunikacja postępów interesariuszom.

Monitorowanie i kontrola:

• Monitorowanie i kontrola pracy projektu: śledzenie postępów w tworzeniu strony internetowej i porównywanie ich z harmonogramem projektu.
• Wykonywanie kontroli jakości: zapewnienie, że strona internetowa spełnia standardy jakości.
• Kontrola kosztów: monitorowanie wydatków projektu i wprowadzanie korekt, gdy to konieczne.
• Kontrola ryzyka: ciągła ocena i zarządzanie ryzykami projektu.
• Kontrola zakupów: nadzór nad zewnętrzny mi programistami stron internetowych, jeśli zostali zatrudnieni.
• Monitorowanie zaangażowania interesariuszy: informowanie interesariuszy i rozwiązywanie wszelkich obaw.

Zamknięcie: Uzyskanie formalnego zaakceptowania od właściciela firmy, zwolnienie zasobów projektowych i przeprowadzenie przeglądu projektu w celu wyodrębnienia wniosków.

Korzystanie z narzędzia Visual Paradigm Just-in-Time PMBOK

Narzędzie Just-in-Time PMBOK firmy Visual Paradigm to potężne rozwiązanie zaprojektowane w celu ułatwienia procesów zarządzania projektami, czyniąc je bardziej elastycznymi, efektywnymi i dostosowanymi do Twoich konkretnych potrzeb. Dzięki dostosowalnym mapom procesów PMBOK i szerokiej gamie funkcji, to narzędzie pozwala na rozpoczęcie projektów dowolnej wielkości z łatwością. W tym omówieniu omówimy kluczowe funkcje i korzyści z tego narzędzia.

Główne funkcje

1. Dostosowanie procesów Just-in-Time

• Omówienie: Rozpoczęcie projektów szybko poprzez dostosowanie procesów opartych na PMBOK w ostatniej chwili.
• Zalety: Zmniejsz inwestycje początkowe, szkolenia i wymagania dotyczące zasobów, jednocześnie przestrzegając standardów branżowych.

2. Kompozytor elementów pracy

• Omówienie: Tworzenie elementów pracy do ponownego użycia, w tym formularzy, szablonów spotkań, diagramów i innych.
• Zalety: Uprość dostosowanie procesów i zapewnij spójność na projektach.

3. Automatyzacja dostarczanych wyników

• Przegląd: Twórz wyniki bezproblemowo, używając gotowych szablonów lub twórz własne za pomocą kompozycji dokumentów Just-in-Time.
• Zalety: Usuń czasochłonne ręczne tworzenie dokumentów, zapewniając dokładność i efektywność.

4. Repozytorium procesów

• Przegląd: Zachowaj jasny i uporządkowany repozytorium zarządzania projektami.
• Zalety: Łatwo uzyskaj dostęp i odwołuj się do informacji i szablonów związanych z projektem.

Rozwiązywanie Twoich wyzwań

Wyzwanie 1: Rozpoczęcie pracy z architekturą przedsiębiorstwa

• Rozwiązanie: Proces Just-in-Time firmy Visual Paradigm eliminuje bariery inwestycyjne na wstępie, umożliwiając szybkie rozpoczęcie rozwoju przy minimalnych zasobach.

Wyzwanie 2: Dopasowywanie standardowych procesów

• Rozwiązanie: Dostosuj standardowe procesy, takie jak PMBOK, PRINCE2 lub ITIL, aby dopasować je do swoich unikalnych wymagań, używając funkcji przeciągania i upuszczania.

Wyzwanie 3: Tworzenie elementów pracy do ponownego wykorzystania

• Rozwiązanie: Opracuj i przechowuj własne elementy pracy, formularze, szablony i diagramy, zapewniając ich łatwe wykorzystanie w przyszłych projektach.

Wyzwanie 4: Nudne produkcja wyników

• Rozwiązanie: Automatyzuj generowanie wyników projektu, oszczędzając czas i redukując błędy.

Wyzwanie 5: Uproszczenie zarządzania projektami

• Rozwiązanie: Wprowadź zautomatyzowany przepływ pracy, który upraszcza zarządzanie projektami, umożliwiając szybsze reagowanie na zmiany i utrzymanie konkurencyjności.

Wnioski

 

 

6. Wnioski