Введение
Анализ текущего и будущего состояния является фундаментальной и незаменимой техникой в области улучшения бизнес-процессов (BPI). Его основная цель — тщательно проанализировать, оценить и улучшить существующие бизнес-процессы, тем самым способствуя повышению операционной эффективности и производительности. Составляя два ключевых этапа — «текущее состояние» и «будущее состояние» — эта аналитическая модель играет важную роль в систематической реализации инициатив по улучшению бизнес-процессов. Через эти различные этапы организации приступают к процессу саморефлексии и трансформации, главной целью которых является выявление областей, готовых к улучшению, и создание плана для более эффективного и рационального будущего состояния процессов.
Что такое анализ текущего и будущего состояния
- Анализ текущего состояния:
- Этап «текущее состояние» включает тщательное документирование и анализ текущего состояния бизнес-процесса. Этот этап направлен на обеспечение четкого и всестороннего понимания того, как процесс функционирует в настоящее время.
- Ключевые мероприятия на этом этапе включают:
- Моделирование процессов:Создание подробных блок-схем или диаграмм, иллюстрирующих пошаговую последовательность действий в текущем процессе.
- Сбор данных:Сбор данных по показателям процесса, таким как цикловые времена, уровни ошибок и использование ресурсов.
- Интервью с заинтересованными сторонами:Проведение бесед с участниками процесса для сбора информации и выявления проблемных зон.
- Выявление узких мест и неэффективностей:Определение областей, где процесс может быть медленным, подверженным ошибкам или требовать значительных ресурсов.
- Анализ будущего состояния:
- Этап «будущее состояние» — это этап, на котором организации представляют и проектируют улучшенную или оптимизированную версию процесса. Этот этап ориентирован на будущее и направлен на создание будущего состояния, которое решает выявленные в анализе текущего состояния проблемы и неэффективности.
- Ключевые мероприятия на этом этапе включают:
- Переоснащение процесса:Разработка нового потока процесса, который устраняет узкие места, снижает количество ошибок и повышает эффективность.
- Определение ролей и обязанностей:Четкое определение того, кто выполняет какие действия в новом процессе, и обеспечение четкого и эффективного распределения ролей.
- Выбор инструментов и технологий:Определение возможности интеграции новых технологий или инструментов для улучшения процесса.
- Установление показателей эффективности:Установление ключевых показателей эффективности (KPI), чтобы измерить успех нового процесса.
Как это связано с улучшением бизнес-процессов (BPI):
- Анализ текущего и будущего состояния является фундаментальным компонентом BPI. Вот как он связан с более широким процессом BPI:
- Выявление возможностей для улучшения:Анализ текущего состояния помогает выявить области в текущем процессе, которые нуждаются в улучшении. Тщательный анализ существующего процесса позволяет организациям определить неэффективности, избыточность и узкие места.
- Проектирование эффективных процессов: Анализ «будущего» включает создание будущего состояния, которое будет более эффективным, упрощенным и соответствующим целям организации. Это этап, на котором разрабатываются инновационные решения для устранения выявленных проблем.
- Управление изменениями: Внедрение процесса «будущего» часто требует изменений в ролях, обязанностях и технологиях. Стратегии управления изменениями разрабатываются на этапе «будущего», чтобы обеспечить плавный переход от старого процесса к новому.
- Непрерывное улучшение: BPI — это итеративный процесс. После внедрения нового процесса организации продолжают отслеживать и измерять его эффективность. Если потребуются дополнительные улучшения, цикл начинается снова с анализа «сейчас/будущее».
В заключение, анализ «сейчас/будущее» является критически важной методологией в области улучшения бизнес-процессов, которая помогает организациям оценить свои текущие процессы и разработать более эффективные и результативные будущие состояния. Это структурированный подход к выявлению и внедрению позитивных изменений в бизнес-операциях.
Кейс-стади по анализу «сейчас/будущее»
Название: Оптимизация процесса адаптации новых сотрудников
Формулировка проблемы: Компания ABC сталкивается с серьезными трудностями в текущем процессе адаптации новых сотрудников. Существующий процесс занимает много времени, подвержен ошибкам и неэффективен, что приводит к задержкам в адаптации новых сотрудников и снижает общий уровень производительности. Чтобы решить эти проблемы и оптимизировать опыт адаптации сотрудников, компания инициировала проект по улучшению бизнес-процессов с целью перехода от состояния «сейчас» к состоянию «будущее».
Описание текущего процесса: Текущий процесс адаптации сотрудников включает несколько ручных этапов, в том числе:
- HR инициирует процесс адаптации, отправляя документы по электронной почте.
- Новые сотрудники заполняют бумажные формы и возвращают их в HR.
- HR вручную вводит данные из форм в систему управления человеческими ресурсами (HRIS).
- IT предоставляет доступ к необходимым системам и инструментам на основе предоставленной информации.
- Обучение и ознакомительные сессии запланированы вручную.
- Различные отделы предоставляют несистематическую помощь и поддержку новым сотрудникам, что приводит к несогласованности в опыте адаптации.
- Обратная связь и оценка процесса проводятся редко и неструктурированно.
Проблемы с текущим процессом:
- Высокая административная нагрузка на HR из-за ручного ввода данных.
- Длительный период адаптации, приводящий к снижению вовлеченности сотрудников.
- Несогласованность опыта для новых сотрудников.
- Риск ошибок при вводе данных и документации по соблюдению норм.
- Отсутствие реального времени отслеживания и отчетности по ходу адаптации.
Цели процесса «будущее»: Цель проекта по улучшению бизнес-процессов — создать упрощенный, эффективный и ориентированный на сотрудников процесс адаптации. Процесс «будущее» направлен на достижение следующих целей:
- Сократить срок адаптации на 50% для повышения производительности сотрудников.
- Устранить ручной ввод данных за счет автоматизации отправки форм и интеграции данных.
- Стандартизировать опыт адаптации для обеспечения единообразия.
- Повысить точность данных и соблюдение норм с помощью автоматических проверок.
- Внедрить централизованный портал адаптации для отслеживания и отчетности в реальном времени.
- Включить самообслуживание для новых сотрудников для доступа к информации и ресурсам.
- Установить регулярные механизмы обратной связи для непрерывного улучшения.
Ключевые задачи для анализа текущего и будущего состояния:
- Провести детальный анализ текущего процесса адаптации сотрудников.
- Выявить узкие места, болевые точки и области улучшения.
- Привлечь заинтересованные стороны из отдела кадров, ИТ, подразделений и новых сотрудников для получения обратной связи.
- Разработать желаемый процесс адаптации «будущее», включая автоматизацию и лучшие практики.
- Разработать план реализации с этапами и сроками.
- Оценить затраты и ресурсы, необходимые для перехода.
- Создать стратегию управления изменениями для обеспечения плавного перехода.
- Контролировать и измерять эффективность процесса «будущее» после внедрения.
Решив эти вопросы и внедрив процесс «будущее», компания ABC стремится оптимизировать опыт адаптации сотрудников, повысить эффективность и в конечном итоге улучшить общую производительность организации.
Обобщение результатов анализа текущей ситуации
Создание текстового представления таблицы процесса «текущее состояние» на основе предоставленного описания проблемы:
| Шаг | Описание шага | Ответственная сторона | Входные данные | Выходные данные | Проблемы/Вызовы |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | HR инициирует адаптацию | HR | Данные нового сотрудника | Документы по адаптации отправлены по электронной почте | Ручной процесс, возможные задержки |
| 2 | Новый сотрудник заполняет формы | Новый сотрудник | Формы адаптации | Заполненные формы | Бумажные формы, требуется ввод данных |
| 3 | HR вручную вводит данные | HR | Заполненные формы | Данные введены в HRIS | Подвержены ошибкам, трудоемкие |
| 4 | IT предоставляет доступ к системам | IT | Сведения о сотруднике, предоставленные HR | Доступ пользователя к необходимым системам/инструментам | Ручная настройка |
| 5 | Планирование обучения и инструктажа | HR / руководители отделов | Сведения о новом сотруднике | График обучения/инструктажа | Ручное планирование, несогласованность |
| 6 | Временная поддержка и руководство | Различные отделы | Н/Д | Неформальное руководство и поддержка | Отсутствие стандартизированной поддержки |
| 7 | Обратная связь и оценка | HR | Обратная связь сотрудников и оценка процессов | Периодические обратная связь и усилия по улучшению | Редкие и неструктурированные отзывы |
В этой таблице описан текущий процесс адаптации сотрудников «Как есть», включая этапы, ответственные лица, входные данные, выходные данные и основные проблемы или вызовы, связанные с каждым этапом. Это служит основой для анализа и улучшения процесса в состоянии «Должно быть».
Представление сценария «Как есть» с помощью диаграммы последовательности
Обобщение результатов сценария «Должно быть»
Создание текстового представления таблицы процесса «Должно быть» на основе предоставленного описания проблемы:
| Шаг | Описание шага | Ответственное лицо | Входные данные | Выходные данные | Улучшения/Изменения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Сотрудник инициирует адаптацию | Новый сотрудник | Портал адаптации | Подтверждение инициации | Передача ответственности за инициацию сотрудникам, самообслуживание |
| 2 | Автоматическая отправка формы | Система | Данные нового сотрудника | Завершенные формы автоматически интегрированы | Устранить ручное заполнение форм |
| 3 | Интеграция и проверка данных | Система | Завершенные формы | Точные данные сотрудников в системе HRIS | Устранить ручной ввод данных |
| 4 | Автоматизация предоставления доступа к системам | ИТ | Данные HRIS | Доступ пользователей к необходимым системам/инструментам | Упростить и автоматизировать предоставление доступа |
| 5 | Стандартизированная подготовка и ввод в должность | HR / руководители отделов | Сведения о сотруднике | Запланированные и стандартизированные сессии | Постоянное планирование и содержание |
| 6 | Структурированная поддержка и руководство | Различные отделы | Н/Д | Формализованная поддержка и руководство | Согласованность и четкие указания |
| 7 | Непрерывная обратная связь и улучшение | HR | Обратная связь сотрудников и оценка процесса | Постоянное улучшение процессов | Регулярная обратная связь и улучшение |
В этой таблице описан желаемый процесс адаптации сотрудников «будущее», включая этапы, ответственные стороны, входные и выходные данные, а также ключевые улучшения или изменения по сравнению с текущим процессом «сейчас». Процесс «будущее» ориентирован на автоматизацию, стандартизацию, самообслуживание и непрерывное улучшение для решения выявленных проблем и вызовов.
Представление сценария «будущее» с помощью диаграммы последовательности
Создание плана реализации
Создание плана реализации процесса адаптации сотрудников «будущее», который должен быть завершен в течение трех месяцев:
План реализации оптимизированного процесса адаптации сотрудников
Цель:Упростить и оптимизировать процесс адаптации сотрудников, перейдя от состояния «Сейчас» к состоянию «Будущее» в течение трех месяцев, чтобы повысить эффективность, согласованность и удовлетворенность сотрудников.
Месяц 1: Анализ и планирование (недели 1–4)
- Недели 1–2: Запуск проекта и формирование команды
- Определите членов команды проекта, включая представителей отдела кадров, ИТ и соответствующих подразделений.
- Проведите встречу по запуску проекта для передачи целей, ожиданий и сроков.
- Неделя 3: Анализ текущего процесса
- Детально зафиксируйте текущий процесс адаптации сотрудников «Сейчас».
- Определите ключевые проблемы, узкие места и области для улучшения.
- Неделя 4: Вовлечение заинтересованных сторон и сбор обратной связи
- Соберите обратную связь от заинтересованных сторон, включая отдел кадров, ИТ, руководителей подразделений и потенциальных новых сотрудников.
- Используйте обратную связь для уточнения дизайна процесса «Будущее».
Месяц 2: Проектирование и разработка процесса (недели 5–8)
- Неделя 5: Проектирование процесса «Будущее»
- Разработайте подробный план процесса адаптации сотрудников «Будущее», включая автоматизацию и лучшие практики.
- Определите роли и обязанности в новом процессе.
- Недели 6–7: Разработка и интеграция системы
- Разработайте и протестируйте необходимые системы и инструменты автоматизации для подачи форм, интеграции данных и предоставления доступа.
- Обеспечьте точность и безопасность данных в новой системе.
- Неделя 8: Коммуникация и обучение
- Разработайте план коммуникации для информирования сотрудников и заинтересованных сторон о предстоящих изменениях.
- Начните сессии обучения для отдела кадров, ИТ и соответствующего персонала по новому процессу и инструментам.
Месяц 3: Реализация и мониторинг (недели 9–12)
- Неделя 9: Пилотное тестирование
- Проведите пилотное тестирование процесса «Будущее» с небольшой группой новых сотрудников.
- Соберите обратную связь и внесите необходимые корректировки.
- Недели 10–11: Полная реализация
- Разверните новый процесс адаптации сотрудников во всей организации.
- Тщательно контролируйте переход и оказывайте поддержку при необходимости.
- Неделя 12: Мониторинг производительности и обратная связь
- Внедрите систему непрерывного мониторинга и отчетности по новому процессу.
- Соберите отзывы как сотрудников, так и заинтересованных сторон для улучшений.
После внедрения (постоянно)
- Месяцы 4 и далее: непрерывное улучшение
- Установите регулярный цикл обратной связи для выявления и устранения любых проблем или узких мест в процессе «Будущее».
- Контролируйте ключевые показатели эффективности (KPI), такие как время адаптации, точность данных и удовлетворенность сотрудников.
- Постоянно улучшайте процессы на основе обратной связи и анализа данных.
Заключение
Этот трехмесячный план внедрения описывает основные мероприятия и сроки перехода от процесса «Теперь» к процессу «Будущее» адаптации сотрудников. Регулярная коммуникация, обратная связь и мониторинг являются необходимыми условиями для обеспечения плавного перехода и постоянной оптимизации процесса.