BPMN（業務流程模型與符號）是一種廣泛採用且標準化的建模語言，用於表示業務流程。BPMN 最初由業務流程管理倡議組織（BPMI）開發，目前由物件管理群組（OMG）維護。2005年，這兩個實體合併，導致 BPMN 標準隨後獲得更新。最新版本稱為 BPMN 2.0，於 2011 年推出，旨在建立統一的規範，以創建業務流程模型與符號圖。此最新版本引入了更多細節層級，包括中斷與非中斷事件等功能，以及更全面的子流程表示方式。
BPMN 的願景
業務流程圖是一種簡單的視覺化表示，由一系列圖形元素組成，用以說明業務流程。BPMN 2.0 的總體願景是建立一個包含符號、元模型和交換的統一規範。此外，BPMN 2.0 的範圍進一步擴展，涵蓋流程模型中的協調與協作。
參與流程實施的專業人士：
- 負責監督流程執行的技術專家。
- 專注於流程改進與設計的業務分析師。
- 負責流程監控與控制的管理者。
BPMN 的演進
BPMN（業務流程模型與符號）的根源在於各種業務建模符號的整合。其最初於 2004 年在業務流程管理倡議組織（BPMI）的主導下發布。2005 年合併後，BPMI 與物件管理群組（OMG）合作，由 OMG 接管 BPMN 的維護與開發工作。
2006 年 2 月，OMG 發佈了 BPMN 規範文件，標誌著 BPMN 標準化的重要里程碑。隨後，BPMN 經歷進一步演進，於 2010 年開發出 2.0 版本。BPMN 2.0 的最終規範於 2013 年 12 月正式發布。
最新版本 BPMN 2.0.2 已獲得國際標準化組織（ISO）的正式認可，成為 2013 年版標準，具體標準編號為 ISO/IEC 19510。
為什麼選擇 BPMN？
組織選擇 BPMN，是因為它提供了一種標準化、易於使用且具視覺化的途徑，用於建模、文件化、優化和管理業務流程。它促進合作、效率與流程卓越，最終幫助企業達成目標並保持競爭力。
組織選擇 BPMN 的原因有以下幾點：
- 標準化：BPMN 是業界標準的符號系統，為業務流程的建模與溝通提供了一種通用語言。其標準化的符號與表示法，使不同利益相關者（包括業務分析師、開發人員和管理層）更容易理解並協作於流程文件的編制。
- 清晰性與視覺化：BPMN 圖表提供了業務流程的清晰且視覺化的呈現。它使用直觀的符號與流程圖，使人輕易理解流程中活動、決策與互動的順序。這種清晰性有助於識別瓶頸、低效率以及改進的機會。
- 可及性：BPMN 圖表設計為可供廣泛的利益相關者使用，包括非技術使用者。這種可及性促進了業務與 IT 團隊之間，以及組織內其他部門之間更好的合作與溝通。
- 文件化與文件化：BPMN 使組織能夠系統性地記錄現有流程與建議的改進方案。此類文件化有助於保存機構知識、確保合規性，並促進流程審計。
- 流程優化：BPMN 不僅僅是用於記錄現有流程，還支援流程優化與重構工作。透過流程建模，組織可以識別出可簡化、自動化與提升效率的領域。
- 與 IT 系統的對齊：BPMN 可與 IT 系統與軟體工具無縫整合。這種對齊使組織能夠根據 BPMN 模型實施自動化工作流程，確保流程一致且高效地執行。
- 可擴展性：BPMN 具備可擴展性，可用於建模各種複雜程度的流程，從簡單的工作流程到高度複雜的業務流程皆可適用。它能滿足中小型企業與大型企業的需求。
- 跨功能合作: BPMN透過提供一個共同的框架，促進跨功能的合作，以便討論和改進流程。它將來自不同部門的個人聚集在一起，共同分析、設計和優化流程。
- 合規與治理: BPMN透過允許組織記錄和執行流程標準、法規要求和最佳實踐，支援合規與治理工作。
- 持續改進: 透過使用BPMN，組織可以持續監控並隨著時間推移不斷改進其流程。他們可以分析績效數據，識別需要改進的領域，並逐步優化流程以滿足不斷變化的業務需求。
BPMN的四個主要元素
- 流程物件: 流程物件是BPMN圖表的核心構建模塊。它們代表商業流程中發生的各種活動和動作。流程物件的主要類型包括：
- 任務: 任務代表作為流程一部分需要執行的工作或活動。它們可進一步分為使用者任務（由人類執行）和服務任務（由自動化系統執行）。
- 網關: 網關是流程中的決策點，用於控制活動的流程。它們根據特定條件或事件決定採取哪條路徑。常見的網關類型包括互斥網關、包容網關、平行網關和事件驅動網關。
- 事件: 事件代表觸發或中斷流程流的發生事件。它們可分為多種類型，例如起始事件（啟動流程）、中間事件（在流程中發生）和結束事件（終止流程）。
- 子流程: 子流程用於將一系列相關活動封裝在單一流程物件中。它們允許進行模組化和層次化的流程建模。
- 連接物件: 連接物件定義了流程物件之間的連結方式，以及流程如何從一個活動流轉到另一個活動。主要的連接物件包括：
- 順序流: 順序流代表活動執行的順序。它由連接流程物件的箭頭表示，可能包含條件或限制。
- 訊息流: 訊息流代表流程不同部分之間，或在協作環境中不同流程之間的訊息交換。
- 關聯: 關聯用於將實體（註解、資料物件等）連結至流程物件，提供額外資訊或背景。
- 泳道: 泳道用於將流程中的活動進行分組與分類。它們有助於明確界定參與流程的不同參與者或部門的角色或責任。泳道主要有兩種類型：
- 池: 池代表流程中的高階參與者，通常是外部實體或組織。
- 泳道: 航道代表流程中的特定角色、部門或實體，並包含與該角色相關的流程物件。
- 物件: 物件是提供資訊、背景或註解的額外元素，用於 BPMN 圖表。它們包括：
- 資料物件: 資料物件代表流程中使用的資料或資訊。它可以是資料儲存區（用於儲存資料）、資料輸入、資料輸出或資料物件（代表資料流動）。
- 註解: 註解用於在圖表中加入解釋性說明、評論或描述，為流程模型提供清晰度與背景。
這四種主要元素——流程物件、連接物件、泳道與物件——共同協作，以建立完整且具視覺表現力的 BPMN 圖表，用於建模、分析與改善業務流程。
執行業務流程建模的步驟
- 界定範圍與目標:
- 定義您想要建模的流程範圍。明確陳述建模工作的目標與目的。了解您為何要建模此特定流程，以及您希望達成什麼成果。
- 召集利害關係人:
- 邀請相關的利害關係人參與，包括流程負責人、領域專家、員工，以及任何在流程中扮演角色或有興趣的人。他們的意見對於準確建模至關重要。
- 定義流程邊界:
- 明確劃分流程的起點與終點。了解觸發流程的條件，以及期望達成的結果。
- 識別活動與步驟:
- 將流程分解為各個獨立的活動與步驟。記錄執行哪些任務、由誰執行，以及執行順序。
- 使用建模符號:
- 選擇一種建模符號或架構，例如 BPMN（業務流程模型與符號），以視覺化方式呈現流程。使用符號、形狀與圖表來展示活動、決策與互動的流程。
- 建立流程流程圖:
- 建立一個高階的流程流程圖，以提供流程的整體概覽。使用矩形（任務）、菱形（決策點）和箭頭（流程）等符號來表示活動及其順序。
- 詳細說明子流程與決策:
- 透過在主流程中建立子流程的模型，進一步深入探討流程。識別決策點、條件和分支邏輯。
- 包含資料流程:
- 展示資料或資訊如何在流程中流動。識別流程中的資料來源、輸入、輸出和儲存點。
- 定義角色與職責:
- 為每一項活動或步驟分配角色或職責。明確誰負責執行每項任務，以及誰參與決策過程。
- 捕捉輸入與輸出:
- 記錄每項活動所需的輸入以及產生的輸出。明確這些輸入與輸出的格式和內容。
- 分析與優化:
- 分析所建模的流程，以識別瓶頸、重複與低效率之處。尋找機會以簡化流程、降低成本並提升效能。
- 測試情境:
- 建立並測試不同的情境，以了解流程在各種條件下的運作方式。這有助於發現潛在問題並驗證模型。
- 記錄商業規則:
- 記錄所有規範流程的商業規則、政策或指引。確保這些規則已整合至模型中。
- 迭代與精進:
- 商業流程建模通常是一個迭代的過程。收集利害關係人的反饋，並對模型進行必要的調整，以反映變更與改進。
- 實施與監控:
- 模型定稿後，以此作為流程實施的基礎。持續監控流程，確保其與模型一致並達成既定目標。
- 記錄模型:
- 提供流程模型的完整文件，包括圖示、描述以及任何相關文件。
- 訓練利害關係人:
- 對員工和利益相關者進行新流程的培訓，以確保順利過渡並理解各自的職責。
- 維護與更新:
- 定期審查並更新流程模型，以確保其與不斷變化的業務需求和要求保持一致。
請記住，業務流程建模是一項動態且持續的活動，有助於流程改進和組織靈活性。在整個過程中，讓相關利益相關者參與至關重要，並隨著業務環境的演變持續優化模型。
BPMN 範例
啟動休假申請：為啟動休假申請流程，公司內的員工必須正式申請休假。在我們的視覺化表示中，我們使用起始事件符號，置於「員工」泳道內，標示流程的開始。一條連續的箭頭將起始事件連接到任務符號，展示流程的流向，並表明員工的初始責任是填寫休假申請表。填寫完成後，該表格將提交給其主管進行審核與批准。
管理層評估：提交後，管理職位在流程中佔據主導地位。任務「提交休假申請以獲批准」與「評估休假申請」這項任務相連，位於「經理」泳道內。在此，經理審核申請，決定批准或拒絕休假請求。為應對這些不同的結果，我們在圖中引入了網關符號。若申請被拒絕，經理將通知員工，申請流程立即結束。此「通知員工申請被拒絕」的任務與終止事件符號相連。反之，若申請獲批准，經理將通知員工，流程則進入「人力資源」泳道以進行進一步處理。
員工休假與流程完成：流程的最後階段聚焦於員工實際休取已批准的假期。我們將終止事件符號與最後一項任務「休取假期」相連，標示整個流程的結束。
BPMN – 一個更大的範例
認識真 Aqua 蒸餾水公司，這是一家我們城市中迅速崛起的蒸餾水供應商。其產品服務於企業與家庭。如今，該公司懷抱雄心壯志，希望在未來 12 至 18 個月內將市場佔有率從 5% 提升至 10%，正致力於提升營運效率並提高客戶滿意度。
作為承擔此任務的業務分析師，您正深入探討當前的工作。在與真 Aqua 蒸餾水公司進行討論後，您已收集到有關其蒸餾水訂購流程的寶貴見解。讓我們深入探討細節。
下圖展示了真 Aqua 蒸餾水公司蒸餾水配送流程的業務流程圖。
根據圖示，客戶有兩種下訂單的途徑：可撥打訂購熱線或發送電子郵件。目前，高達 90% 的訂單是透過電話接收，其餘 10% 則透過電子郵件提交。當訂單到達時，客服助理負責處理。其首要任務是確認客戶是現有客戶還是新客戶。若客戶是公司新客戶，助理將啟動流程，建立客戶帳戶。
蒸餾水的配送安排在每個星期三上午。因此，客服助理會整理訂單，並將其轉交至物流部門，以確保配送協調順利進行。在物流部門內，經理負責主導，監督訂單分配給員工、排程安排以及列印必要文件。員工根據指示，負責處理客戶電話並依照排程執行水的配送。
業務流程建模的技巧與提示
以下是一些使用 BPMN（業務流程模型與符號）的技巧與提示：
- 從簡單開始：開始使用 BPMN 時，應從簡單的流程著手，以掌握符號的基本用法。隨著熟練度提升，再逐步處理更複雜的流程。
- 智慧運用泳道：泳道非常適合展示角色與職責，但不要因過多泳道而使圖表過於複雜。保持清晰且聚焦。
- 一致的命名規範：為您的任務、網關和事件使用一致且清晰的名稱。這能使您的圖表更易理解且易於維護。
- 保持模組化：將複雜流程拆分為較小的子流程。這能提升可讀性，並允許您在其他圖表中重複使用子流程。
- 善用子流程：當流程中的某個部分需要更多細節時，使用嵌入式子流程。這可讓主圖表保持整潔。
- 註解：使用註解在 BPMN 圖表中提供額外資訊或說明。這有助於釐清符號或連接的含義。
- 考慮序列流程：請精確處理流程流線（箭頭）。確保它們能代表流程的邏輯流程，且不產生歧義。
- 帶有說明的網關：為網關（菱形）添加說明，以解釋決定流程方向的條件或標準。這能讓您的決策點更清晰。
- 並行網關：理解並行網關（AND 網關）與排他性網關（XOR 網關）之間的差異。適當地使用它們來表示流程邏輯。
- 迴圈：當某項任務或子流程需要重複執行時，使用迴圈結構。BPMN 提供了迴圈標記來表示此情況。
- 例外處理：清楚地展示您的流程如何處理例外和錯誤。使用邊界事件或錯誤事件來顯示例外被捕捉的位置與方式。
- 驗證：使用提供驗證功能的 BPMN 建模工具，以檢查您的圖表是否正確並符合 BPMN 標準。
- 測試：建立測試情境以驗證您的 BPMN 圖表。測試各種路徑與條件，確保流程按預期運作。
- 協作：使用池和泳道來展示流程中不同實體或部門之間的協作。這對於涉及多個利益相關者的複雜流程尤為有用。
- 版本控制：為您的 BPMN 圖表實施版本控制。隨著流程的演進，追蹤變更並保留流程版本的歷史記錄至關重要。
- 文件化：使用附帶的文字或文件來記錄您的 BPMN 圖表，以提供背景、商業規則或其他額外資訊。
- 培訓：對您的團隊成員和利益相關者進行 BPMN 記號與最佳實務的培訓，以確保一致的理解與使用。
- 反饋：鼓勵利益相關者提供反饋，以優化您的 BPMN 圖表。這是一項協作工作，參與者的意見可促成更佳的流程模型。
- 保持更新：跟進最新的 BPMN 標準與更新，確保您的圖表符合規範並能利用新功能。
- 練習：您練習 BPMN 建模的次數越多，技巧就越純熟。建議從範例專案或實際流程中進行練習，以提升您的能力。
請記住，BPMN 是流程建模與溝通的強大工具。關鍵在於有效運用它來傳達流程邏輯、提升對流程的理解，並促進組織內流程改進的工作。
總結
業務流程建模（BPM）是組織追求效率、敏捷性與改善決策能力的根本實踐。透過 BPMN 圖表以視覺化方式呈現其流程，組織能夠全面理解運作狀況，識別瓶頸、簡化工作流程並優化資源配置。BPM 促進利益相關者之間的有效溝通，使流程與戰略目標保持一致，並支援持續改進的努力。
隨著企業不斷演變並適應變化的環境，BPM 成為一種動態工具，用於建模、分析和優化流程，以保持競爭力並以客戶為中心。透過周詳的流程建模，組織不僅可以提升運營效率，還能促進創新、降低成本，並為客戶提供卓越的價值。
在不斷演變的環境中，業務流程建模依然不可或缺，能夠將複雜的業務流程轉化為清晰且可操作的洞察，為成功與可持續發展鋪平道路。