圖書館系統開發產品待辦事項規劃的最佳實務

圖書館持續尋求創新方法來改善服務，並滿足讀者不斷演變的需求。為了達成此目標，許多圖書館正轉向採用敏捷專案管理方法來引導系統開發。任何敏捷專案中一個關鍵的組成部分是妥善管理的產品待辦事項，它作為圖書館計畫實作的功能與特色之優先排序清單。

本文將探討圖書館專屬的產品待辦事項規劃最佳實務，包括在整個過程中納入利害關係人、維持待辦事項的透明度與可見性，以及定期檢視與調整優先順序，以確保與圖書館整體產品願景及商業目標保持一致。

透過遵循這些最佳實務，產品負責人可以建立一個準確反映其員工與讀者需求與期望的產品待辦事項，最終交付符合需求的高品質產品。

什麼是產品待辦事項？

產品待辦事項是一份優先排序的清單，列出了軟體產品中需要處理的功能、增強項目與錯誤。它是開發團隊的主要需求來源，並用於引導開發流程。

產品待辦事項是一份動態且持續演變的文件，明確列出為交付軟體產品所需完成的工作。它是敏捷開發團隊的重要工具，有助於確保所有人對專案的目標與優先順序保持一致。

產品待辦事項通常包含新功能、現有功能的改進、錯誤修復、技術負債以及其他為交付高品質產品所必需的任務。這些項目通常以使用者故事的形式描述，以捕捉終端使用者的需求與要求。

誰負責產品待辦事項？

釐清誰負責管理產品待辦事項非常重要。在大多數情況下，產品負責人負責建立與維護產品待辦事項。然而，開發團隊及其他利害關係人也可能參與待辦事項的貢獻。

開發團隊產品負責人產品負責人通常是負責建立、優先排序與維護產品待辦事項的人。然而，這並不代表產品負責人獨自作業。事實上，產品負責人必須與開發團隊、利害關係人及其他組織成員合作，以確保產品待辦事項與整體產品願景及商業目標保持一致。
開發團隊開發團隊例如，開發團隊可就某些功能的技術可行性提供意見，或提出可達成相同目標的替代方案。利害關係人，如客戶或終端使用者，可就某些功能的易用性或價值提供反饋。透過納入這些不同的觀點與洞見，產品負責人可確保產品待辦事項內容完整、資訊充足，並與組織需求保持一致。

如何建立產品待辦事項？

說明建立產品待辦事項所涉及的步驟，包括蒐集需求、優先排序功能，以及將大型功能拆解為較小的使用者故事。同時也需討論如何確保產品待辦事項與整體產品願景及商業目標保持一致。

建立產品待辦事項的步驟如下：

蒐集需求：建立產品待辦事項的第一步是從利害關係人、客戶及其他來源蒐集需求。這包括理解產品的需求與目標，以及可能影響其開發的任何限制或限制因素。需求可透過訪談、問卷調查、焦點小組或使用者測試等多種技術來蒐集。
優先排序功能：在蒐集完需求後，下一步是根據功能對產品願景與商業目標的重要性來進行優先排序。產品負責人應與利害關係人密切合作，以判斷哪些功能對產品成功至關重要，哪些可延後或省略。可運用如 MoSCoW、Kano 或基於投資報酬率的優先排序等多種技術來協助此過程。
將大型功能拆解為較小的使用者故事：在功能優先排序後，產品負責人應將大型功能拆解為較小且更易管理的使用者故事。使用者故事是簡短而簡單的功能或功能描述，能捕捉使用者的觀點。將功能拆解為使用者故事，有助於使其更具體且更容易實作，並確保其符合終端使用者的需求。
將產品待辦事項與整體產品願景及商業目標對齊：確保產品待辦事項與整體產品願景及商業目標一致至關重要。產品負責人應定期檢視與更新產品待辦事項，以確保其仍具相關性，並專注於為客戶創造價值。產品負責人也應與利害關係人及開發團隊密切合作，確保所有人對產品願景達成共識，且產品待辦事項有助於實現此願景。
如何維護產品待辦事項：建立產品待辦事項僅是開始。定期檢視與更新待辦事項，以確保其持續相關並與產品願景保持一致至關重要。討論管理待辦事項整理會議、處理優先順序變動，以及應對技術負債的策略。

產品待辦事項規劃的最佳實務： 通過總結產品待辦事項規劃的一些最佳實踐來結束本文，例如讓利益相關者參與該過程、保持待辦事項的可見性和透明度，以及定期審查和調整優先級。

產品待辦事項規劃將為希望改進開發流程的敏捷團隊提供寶貴的見解和指導。通過遵循這些步驟，產品負責人可以創建一個全面且優先級明確的產品待辦事項，使其與整體產品願景和業務目標保持一致。這有助於確保開發團隊專注於交付最具價值的功能，並確保產品滿足客戶的需求和期望。

範例 – 图書館系統

問題描述

當地公共圖書館在管理其圖書和其他資料收藏方面面臨多項挑戰。圖書館目前使用手動系統來追蹤庫存，這既耗時又容易出錯。圖書館工作人員花費大量時間手動辦理圖書借還，且無法輕鬆追蹤哪些圖書可供借閱或已逾期。

此外，圖書館難以跟上不斷變化的用戶需求和期望。許多顧客現在期望能夠在線訪問圖書館資源，而現有系統不支援線上預約、續借或其他對圖書館用戶日益重要的功能。

1. 收集需求

為了收集圖書館系統的需求，開發團隊可以從與圖書館工作人員（包括圖書館員、流通櫃檯人員和IT人員）進行訪談開始。在這些訪談中，團隊可以詢問有關現有系統、其優勢與弱點，以及工作人員日常工作中遇到的痛點。團隊還可以詢問圖書館的目標與宗旨，以及可能影響新系統開發的任何限制或限制條件。

團隊還可以對圖書館用戶進行問卷調查或焦點小組訪談，以了解他們的需求和期望。問卷可以詢問有關現有系統、其有用性與局限性，以及用戶對新功能和功能的偏好。焦點小組可以更深入地了解用戶需求和痛點，以及使用圖書館系統的用戶體驗。

最後，團隊可以進行用戶測試，以深入了解現有系統的易用性和功能，並識別改進的領域。用戶測試可以包括觀察用戶與系統互動的過程，測試後進行問卷調查或訪談，並收集對特定功能或功能的反饋。

通過這些不同的技術收集需求，開發團隊可以全面了解圖書館系統的需求與目標，以及其用戶的需求與期望。這些資訊可用於制定產品待辦事項，優先考慮最重要的功能與特性，並與圖書館的整體目標和宗旨保持一致。

2. 評估功能優先順序

根據為圖書館系統收集的需求，開發團隊和產品負責人可以開始為產品待辦事項中的功能進行優先順序排序。以下是一些可能的功能及其優先順序：

圖書自動借還 – 高優先級。此功能有助於簡化圖書館運作，並減少圖書館工作人員的工作負擔。
圖書及其他資料的即時可用性資訊 – 高優先級。此功能可透過提供準確且即時的資料可用性資訊，改善使用者體驗。
線上預約、續借與保留 – 高優先級。此功能可讓使用者更方便地存取圖書館資源，並減少親自前往圖書館的需求。
與圖書館網站及行動應用程式整合 – 高優先級。此功能可透過允許使用者從其偏好的裝置存取圖書館資源，提供無縫的使用者體驗。
詳細的報表與分析 – 中等優先級。此功能可幫助圖書館工作人員更有效地管理圖書館藏書，並更有效地配置資源。
可自訂的使用者個人檔案 – 低優先級。雖然此功能可提供更個人化的使用者體驗，但可能並非產品成功的必要條件。

這些功能的優先順序可透過多種技術來確定，例如MoSCoW或Kano方法。例如，團隊可使用MoSCoW優先順序法將功能分類為「必須擁有」、「應該擁有」、「可以擁有」或「不會擁有」。

或者，團隊可使用Kano優先順序法將功能分類為「必須具備」、「性能」、「吸引性」、「無關緊要」或「反向」。產品負責人可與利益相關者密切合作，確定最適合的優先順序技術，並確保優先順序與整體產品願景和業務目標一致。

總結你的發現

以下是一個用於展示圖書館系統優先功能的範例表格：

功能	優先級
圖書自動借還	高
資料即時可借閱資訊	高
線上預約、續借與保留	高
與圖書館網站及行動應用程式整合	高
詳細報表與分析	中
可自訂的使用者個人檔案	低

優先排序並估計工作量

在此表格中，功能列於第一欄，其優先級列於第二欄。優先級根據其對整體產品願景與商業目標的重要性，分為高、中或低。此表格提供了一種清晰且簡明的方式，來呈現圖書館系統的優先功能，讓利害關係人與開發團隊能輕鬆理解應納入產品待辦事項中最重要之功能。

以下是一個範例表格，用以呈現圖書館系統的優先功能，並額外增加一欄用於故事點數：

功能	優先級	故事點數
圖書自動借還	高	3
資料即時可借閱資訊	高	5
線上預約、續借與保留	高	8
與圖書館網站及行動應用程式整合	高	13
詳細的報告與分析	中等	5
可自定義的使用者個人檔案	低	2

在此表格中，已新增故事點欄位，用以量化實現每個功能所需的 effort 程度。故事點在敏捷開發中用於估算完成使用者故事所需的工作量。故事點的估計基於複雜度、努力程度和風險等因素。在此範例中，故事點的估計是根據團隊對圖書館系統的經驗與知識所做出的。

什麼是故事點

故事點的估計可用來協助開發團隊規劃工作，並確定每個迭代或衝刺中能完成的工作量。故事點估計越高，完成對應功能所需的 effort 和時間就越多。透過在表格中包含故事點估計，利益相關者與開發團隊能更清楚地了解實現每個功能所需的 effort 程度，進而對產品待辦事項的優先順序做出更明智的決策。

3. 將大型功能拆解為較小的使用者故事

根據圖書館系統的優先功能，產品負責人可將每個功能拆解為較小的使用者故事。以下是每個功能的一些潛在使用者故事：

自動借還書：

作為圖書館工作人員，我希望能夠掃描書籍的條碼來辦理借還，以便節省時間並減少錯誤。
作為圖書館使用者，我希望能夠使用自助服務機借書，以便節省時間並避免排隊等候。

實時資源可用性資訊：

作為圖書館使用者，我希望能夠即時查看書籍或其他資源的可用性，以便更有效地規劃我的圖書館參觀時間。
作為圖書館工作人員，我希望能夠即時更新書籍或其他資源的可用性，以便使用者能獲得準確的可用資訊。

線上預約、續借與保留：

作為圖書館使用者，我希望能夠線上預約書籍，以確保我造訪圖書館時書籍仍可取得。
作為圖書館使用者，我希望能夠線上續借書籍，以避免逾期罰金並延長借閱時間。
作為圖書館使用者，我希望能夠對目前已被借出的書籍進行保留，以便在書籍可借時收到通知。

與圖書館網站及行動應用程式整合：

作為圖書館使用者，我希望能夠透過圖書館網站或行動應用程式存取我的帳戶資訊（例如：已借出的項目、到期日），以便更輕鬆地管理我的圖書館帳戶。
作為圖書館使用者，我希望能夠透過圖書館網站或行動應用程式搜尋並預約書籍，以便在家就能完成操作。

詳細報告與分析：

作為圖書館工作人員，我希望能夠產生圖書館館藏的報告（例如：最熱門的書籍、各部門借出的項目），以便針對資源配置與館藏管理做出更明智的決策。

可自定義的使用者個人檔案：

作為圖書館使用者，我希望能夠自訂我的圖書館帳戶（例如：偏好的通知方式），以便獲得更個人化的使用體驗。

透過將功能拆解為較小的使用者故事，產品負責人可以建立更詳細且具可操作性的產品待辦事項，使其與最終使用者的需求與期望相符。使用者故事可作為開發任務的基礎，並有助於確保開發團隊所建構的功能能以具體且實際的方式滿足使用者的需求。

將發現內容整合成表格

以下是一個包含使用者故事之優先順序與故事點數的範例表格：

功能	優先順序	故事點數
圖書自動借還 – 員工使用	高	3
圖書自動借還 – 自助服務	高	5
資料即時可借性資訊	高	8
線上預約	高	8
線上續借	高	5
為已借出的圖書預留	高	5
圖書館網站／應用程式上的帳戶資訊	高	5
在網站／應用程式上搜尋並預約圖書	高	8
圖書館館藏報告	中等	13
可自定義的使用者個人檔案	低	3

此表格列出為每個功能所產生的使用者故事，以及其優先順序和故事點數估計。功能的優先順序是根據產品負責人對功能的優先排序，而故事點數估計則是根據執行每個使用者故事所需預估的工作量而定。

開發團隊可利用此表格來規劃工作，並確定每個迭代或衝刺中能完成的工作量。故事點數估計越高，完成相對應的使用者故事所需的努力與時間就越多。此表格亦可用來追蹤進度，確保開發團隊持續穩步地完成每個使用者故事與功能。

如何修改故事點數：標準是什麼？

功能的故事點數估計可能在分解流程後有所改變，因為使用者故事提供了更細緻且詳細的工作內容視角。以下是可能影響故事點數變化的幾個因素：

複雜度：使用者故事可能揭示了在最初優先排序功能時未顯現的額外複雜性。例如，線上預訂的使用者故事可能揭示了需要建立電子郵件通知系統，而這在最初的功能優先排序中並未考慮。此額外的複雜性可能導致故事點數估計增加。
努力程度：使用者故事提供了更詳細的視角，以了解執行每個功能所需的努力。例如，即時可用性資訊的使用者故事可能揭示了需要建立新的資料庫或 API 來追蹤物料的可用性。此額外的努力可能導致故事點數估計增加。
風險：使用者故事可能識別出在最初優先排序功能時未顯現的額外風險。例如，圖書自動借還的使用者故事可能揭示了需要進行大量測試，以確保新系統不會引入錯誤或不準確的情況。此額外風險可能導致故事點數估計增加。

分解流程提供了更詳細且細膩的工作內容視角，以實現每個功能。隨著開發團隊對每個使用者故事所涉及的複雜性、努力程度和風險有更深入的理解，故事點數估計可能會有所調整。透過根據開發團隊的經驗與知識，持續優化故事點數估計，產品負責人可確保產品待辦事項能準確反映交付所需功能與特性所須的工作量。

4. 將產品待辦事項與願景和目標對齊

為使產品待辦事項與圖書館系統的整體產品願景和商業目標對齊，產品負責人可採取以下步驟：

檢視並更新產品待辦事項：產品負責人應定期檢視並更新產品待辦事項，以確保其仍與產品願景和商業目標相符。這包括移除不再相關或不必要的使用者故事，新增支援產品願景的新使用者故事，並依需要重新排序待辦事項。
專注於為客戶創造價值：產品負責人應確保產品待辦事項專注於為客戶創造價值。這意味著應優先處理能直接提升客戶體驗與滿意度的使用者故事，並降低或移除無法提供顯著價值的使用者故事。
與利益相關者密切合作：產品負責人應與利益相關者密切合作，包括圖書館工作人員與使用者，以確保產品待辦事項符合他們的需求與期望。這包括定期徵詢反饋，並將其納入產品待辦事項中。
傳達產品願景：產品負責人應將產品願景與商業目標傳達給開發團隊與利益相關者，以確保所有人對願景保持一致，並理解自身工作如何貢獻於此願景。這包括提供定期的更新與進度報告，並確保所有人了解產品待辦事項的任何變更或更新。

透過採取這些步驟，產品負責人可確保產品待辦事項與整體產品願景和商業目標對齊，並專注於為客戶創造價值。這有助於確保開發團隊所建構的功能與特性符合圖書館工作人員與使用者的需求與期望，並使產品成功達成其預期目標。

5. 如何維護產品待辦事項

為了維護圖書館系統的產品待辦事項清單，產品負責人可以採取以下步驟：

安排定期的待辦事項整理會議：產品負責人應與開發團隊安排定期的待辦事項整理會議，以審查和更新產品待辦事項清單。這包括根據重要性對使用者故事進行優先排序，將較大的使用者故事拆分成更小、更易管理的部分，以及移除或降低不再必要的使用者故事的優先級。
處理優先級的變動：產品負責人應準備好應對優先級的變動。這包括樂於接受利益相關者的反饋並相應調整產品待辦事項清單，同時也能根據不斷變化的商業需求和目標重新調整使用者故事的優先順序。
處理技術負債：技術負債指的是累積的技術問題，可能導致開發速度減慢並影響產品品質。產品負責人應將處理技術負債列為待辦事項整理流程中的優先事項，並與開發團隊密切合作，及時識別並解決技術問題。
追蹤進度並傳達更新資訊：產品負責人應追蹤產品待辦事項清單的進度，並向利益相關者和開發團隊傳達更新資訊。這包括提供定期的進度報告，必要時更新待辦事項清單，並確保所有人都了解產品願景或商業目標的任何變動或更新。

透過遵循這些策略，產品負責人可確保產品待辦事項清單保持相關性，並與產品願景和商業目標保持一致。定期的待辦事項整理會議有助於確保待辦事項得到正確的優先排序與管理，而處理技術負債則有助於確保產品品質高且能高效開發。追蹤進度並傳達更新資訊，有助於確保所有人對產品願景保持一致，並理解自身工作如何為之貢獻。

6. 產品待辦事項規劃的最佳實務

以下是圖書館系統產品待辦事項規劃的一些最佳實務：

讓利益相關者參與此過程：讓利益相關者，包括圖書館員工和使用者，參與產品待辦事項規劃過程非常重要。這有助於確保待辦事項清單與他們的需求和期望一致，並確保產品能成功達成其預期目標。
保持待辦事項清單的可見性與透明度：產品待辦事項清單應對所有利益相關者和開發團隊保持可見且透明。這有助於確保所有人對產品願景保持一致，並確保進度正朝著實現商業目標的方向推進。
根據價值進行優先排序：根據使用者故事對客戶和企業的價值來進行優先排序。這有助於確保開發團隊正在建立能為圖書館員工和使用者帶來最大價值的功能與特性。
定期審查並調整優先順序：產品負責人應定期審查並根據不斷變化的商業需求和目標調整待辦事項優先順序。這有助於確保待辦事項清單保持相關性，並與產品願景保持一致。
將較大的使用者故事拆分成較小的單元：將較大的使用者故事拆分成更小、更易管理的單元，有助於使其更具體且更容易實施。這有助於確保開發團隊正在建立能以具體方式滿足使用者需求的功能。
處理技術負債：將處理技術負債列為待辦事項整理流程的一部分，並優先處理。這有助於確保產品品質高，且能高效開發。

透過遵循這些最佳實務，產品負責人可確保產品待辦事項清單得到正確的優先排序與管理，並確保開發團隊正在建立符合圖書館員工與使用者需求與期望的功能與特性。

總結

產品待辦事項規劃是圖書館用以優先處理產品開發工作並確保產品符合員工與讀者的需要。在開發圖書館管理系統的背景下，產品待辦事項規劃包括讓利益相關者參與、保持待辦事項清單的透明度與可見性，並定期審查優先順序，以確保與圖書館整體願景和商業目標保持一致。

本文強調了最佳實務用於產品待辦事項清單規劃，並提供開發圖書館管理系統的範例。透過遵循這些最佳實務，圖書館可以建立一個準確反映員工與讀者需求與期望的產品待辦事項清單，進而打造出符合其需求的高品質產品。