引言
現狀/未來狀態分析是業務流程改進（BPI）領域中一個基礎且不可或缺的技術。其主要目的是仔細審查、評估並改進現有的業務流程，從而提升運營效率和生產力。該分析框架包含兩個關鍵階段——「現狀」與「未來狀態」，在系統性執行BPI項目中發揮著至關重要的作用。透過這兩個階段，組織展開一場自我檢視與變革的旅程，其總體目標是精準定位亟需改進的領域，並制定出更為流暢高效未來流程的藍圖。
什麼是現狀/未來狀態分析
- 現狀分析：
- 「現狀」階段涉及全面記錄並分析業務流程的當前狀態。此步驟旨在提供對流程當前運作方式的清晰且全面的理解。
- 此階段的主要活動包括：
- 流程圖繪製：繪製詳細的流程圖或圖表，以展示當前流程中各步驟的順序。
- 數據收集：收集流程指標的數據，例如週期時間、錯誤率和資源利用率。
- 利益相關者訪談：與參與流程的人員進行交流，以收集見解並識別痛點。
- 識別瓶頸與低效之處：精確定位流程可能緩慢、易出錯或資源消耗過大的區域。
- 未來狀態分析：
- 「未來狀態」階段是組織構想並設計出改進或優化後流程的階段。此階段具有前瞻性，專注於建立一個能解決「現狀」分析中所發現問題與低效之處的未來狀態。
- 此階段的主要活動包括：
- 流程重設計：設計新的流程流程，以消除瓶頸、減少錯誤並提升效率。
- 定義角色與職責：明確說明新流程中各人負責的內容，並確保角色界定清晰且高效。
- 選擇工具與技術：判斷是否可整合新技術或工具以提升流程效能。
- 設定績效指標：建立關鍵績效指標（KPI），以衡量新流程的成功程度。
它與業務流程改進（BPI）的關係：
- 現狀/未來狀態分析是BPI的基礎組成部分。以下是它與更廣泛的BPI流程之間的關聯：
- 改進機會的識別：現狀分析有助於識別當前流程中需要改進的領域。透過對現有流程進行深入分析，組織可以精準定位低效、重複與瓶頸問題。
- 設計高效流程： 未來狀態分析涉及建立一個更高效、更簡化且與組織目標一致的未來狀態。這是開發創新解決方案以應對已識別問題的階段。
- 變更管理： 實施「未來狀態」流程通常需要調整角色、職責與技術。在「未來狀態」階段會制定變更管理策略，以確保從舊流程到新流程的順利過渡。
- 持續改進： BPI 是一個循環迭代的過程。一旦新流程實施後，組織會持續監控與衡量其績效。若仍需進一步改善，便會再次從「現狀/未來狀態」分析開始循環。
總而言之，現狀/未來狀態分析是業務流程改進中的一項關鍵方法論，有助於組織評估現有流程並設計更高效、更有效的未來狀態。這是一種結構化的方法，用以識別並實施業務運作中的正面變革。
現狀/未來狀態分析案例研究
標題：優化員工入職流程
問題陳述：ABC公司目前在員工入職流程上面臨重大挑戰。現有的流程耗時、容易出錯且效率低下，導致新員工難以快速上手，進而影響整體生產力。為了解決這些問題並優化員工入職體驗，公司已啟動一項業務流程改進專案，以實現從「現狀」到「未來狀態」的轉變。
現狀流程描述：目前的員工入職流程包含多個手動步驟，包括：
- 人力資源部門透過電子郵件發送文件，啟動入職流程。
- 新員工填寫紙質表格並交回人力資源部門。
- 人力資源部門手動將表格中的資料輸入人力資源資訊系統（HRIS）。
- IT部門根據所提供資訊，配置必要的系統與工具存取權限。
- 培訓與導入課程由人工安排。
- 各部門提供臨時性的指導與支援，導致入職體驗不一致。
- 對流程的反饋與評估頻率低且缺乏結構性。
現狀流程的問題：
- 因手動資料輸入，人力資源部門承擔過重的行政負擔。
- 入職期間過長，導致員工參與度下降。
- 新員工的入職體驗不一致。
- 資料輸入與合規文件存在出錯風險。
- 缺乏對入職進度的即時追蹤與報告。
未來狀態流程目標：業務流程改進專案的目標是建立一個簡化、高效且以員工為中心的入職流程。「未來狀態」流程旨在達成以下目標：
- 將入職時間縮短50%，以提升員工生產力。
- 透過自動化表單提交與資料整合，消除手動資料輸入。
- 標準化入職體驗，確保一致性。
- 透過自動驗證檢查，提升資料準確性與合規性。
- 建立中央化的入職平台，實現即時追蹤與報告。
- 為新員工啟用自助服務，以便訪問資訊和資源。
- 建立定期的反饋機制，以實現持續改進。
現狀／目標狀態分析的關鍵任務：
- 對現有的「現狀」入職流程進行詳細分析。
- 識別瓶頸、痛點及改進領域。
- 與人力資源、資訊科技、各部門及新員工等利益相關者接觸，收集反饋。
- 設計理想的「目標狀態」入職流程，融入自動化與最佳實務。
- 制定包含里程碑與時間表的實施計畫。
- 估算轉型所需的成本與資源。
- 制定變革管理策略，以確保順利過渡。
- 在實施後監控並衡量「目標狀態」流程的有效性。
透過解決這些問題並實施「目標狀態」流程，ABC公司旨在優化員工入職體驗，提升效率，最終提高整體組織生產力。
現狀情境的發現總結
根據所提供的問題描述，建立一個現狀流程表的文字表述：
| 步驟 | 步驟說明 | 負責單位 | 輸入 | 輸出 | 問題／挑戰 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 人力資源啟動入職流程 | 人力資源 | 新員工資料 | 透過電子郵件寄送入職文件 | 手動流程，可能造成延遲 |
| 2 | 新員工填寫表格 | 新員工 | 入職表格 | 完成的表格 | 實體表格，需要資料輸入 |
| 3 | 人力資源部門手動輸入資料 | 人力資源部門 | 完成的表格 | 資料輸入至人力資源資訊系統 | 容易出錯，耗時 |
| 4 | 資訊技術部門提供系統存取權限 | 資訊技術部門 | 人力資源部門提供的員工資料 | 使用者對必要系統/工具的存取權限 | 手動設定 |
| 5 | 安排培訓與入職導引 | 人力資源部門/部門主管 | 新員工資料 | 培訓/入職導引時程 | 手動排程，不一致 |
| 6 | 臨時支援與指導 | 各部門 | 不適用 | 非正式的指導與支援 | 缺乏標準化支援 |
| 7 | 反饋與評估 | 人力資源部門 | 員工反饋與流程評估 | 定期的反饋與改進努力 | 反饋頻率低且結構鬆散 |
此表格概述了目前的「現狀」員工入職流程，包括各個步驟、負責人員、輸入項目、輸出項目，以及每個步驟相關的主要問題或挑戰。這可作為分析與改善「未來狀態」流程的基礎。
使用順序圖呈現現狀情境
總結未來情境的發現
根據所提供的問題描述，建立「未來」流程表的文字化呈現：
| 步驟 | 步驟說明 | 負責單位 | 輸入 | 輸出 | 改進/變更 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 員工啟動入職程序 | 新員工 | 入職門戶 | 啟動確認 | 將啟動責任轉移給員工，由其自行服務 |
| 2 | 自動表單提交 | 系統 | 新員工資料 | 完成的表單自動整合 | 消除手動填寫表單 |
| 3 | 資料整合與驗證 | 系統 | 完成的表單 | HRIS 中的準確員工資料 | 消除手動資料輸入 |
| 4 | 自動化系統存取權限配置 | IT | HRIS 數據 | 使用者對必要系統/工具的存取 | 簡化並自動化配置 |
| 5 | 標準化培訓與導入 | 人力資源/部門主管 | 員工資料 | 已安排且標準化的會議 | 一致的時程與內容 |
| 6 | 結構化支援與指導 | 各個部門 | 不適用 | 正式化的支援與指導 | 一致性與明確指導 |
| 7 | 持續的反饋與改進 | 人力資源 | 員工反饋與流程評估 | 持續的流程優化 | 定期反饋與改進 |
此表格概述了理想的「未來」員工入職流程，包括相關步驟、負責單位、輸入項目、輸出項目，以及與現行「現狀」流程相比的關鍵改進或變更。未來流程著重於自動化、標準化、自助服務與持續改進，以解決所識別的問題與挑戰。
以順序圖呈現未來情境
制定實施計畫
制定「未來」員工入職流程的實施計畫，需在三個月內完成：
優化員工入職流程的實施計畫
目標：簡化並優化員工入職流程，於三個月內從「現狀」過渡至「未來狀態」，以提升效率、一致性及員工滿意度。
第一個月：分析與規劃（第1至4週）
- 第1至2週：專案啟動與團隊組建
- 確定專案團隊成員，包括人力資源、資訊技術及相關部門的代表。
- 召開專案啟動會議，傳達目標、期望與時程。
- 第3週：現狀流程分析
- 詳細記錄當前的「現狀」員工入職流程。
- 識別關鍵痛點、瓶頸及改善領域。
- 第4週：利害關係人參與與反饋
- 收集來自利害關係人的反饋，包括人力資源、資訊技術、部門主管及潛在新員工。
- 利用反饋來優化「未來狀態」流程設計。
第二個月：流程設計與開發（第5至8週）
- 第5週：設計「未來狀態」流程
- 制定詳細的「未來狀態」員工入職流程計畫，融入自動化與最佳實務。
- 明確新流程中的角色與職責。
- 第6至7週：系統開發與整合
- 開發並測試必要的系統與自動化工具，用於表單提交、資料整合及權限配置。
- 確保新系統中的資料準確性與安全性。
- 第8週：溝通與培訓
- 制定溝通計畫，向員工與利害關係人說明即將發生的變更。
- 開始為人力資源、資訊技術及相關人員舉辦新流程與工具的培訓課程。
第三個月：實施與監控（第9至12週）
- 第9週：試行測試
- 針對一小群新員工進行「未來狀態」流程的試行測試。
- 收集反饋並進行必要的調整。
- 第10至11週：全面實施
- 將新的員工入職流程推廣至整個組織。
- 密切監控過渡過程，並在需要時提供支援。
- 第12週：績效監控與反饋
- 建立持續監控與報告新流程的系統。
- 收集員工和利益相關者的反饋以促進改進。
實施後（持續進行）
- 第4個月及以後：持續改進
- 建立定期的反饋機制，以識別並解決「未來狀態」流程中的任何問題或瓶頸。
- 監控關鍵績效指標（KPI），例如入職時間、資料準確性及員工滿意度。
- 根據反饋和數據分析持續改進。
結論
此三月實施計劃概述了從「現狀」過渡到「未來狀態」員工入職流程的關鍵活動和時間表。定期溝通、反饋和監控對於確保順利過渡及持續流程優化至關重要。